文 书 类

1

上级单位关于疫情防控工作的重要的文件、批示、指示等材料

永久

学校办公室、医疗单位（附属医院、职工医院）

2

上级单位关于疫情防控工作的一般的文件、批示、指示等材料

30年

学校办公室

3

上级部门及有关领导督导、检查我校疫情防控工作的重要材料

永久

学校办公室

4

学校有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、通报、请示、报告、批复、批示、决定、函、专报等材料

永久

学校办公室

5

学校召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要，重要领导讲话，重要计划、总结、报告等材料

永久

学校办公室

6

学校疫情防控工作形成的重要的调研报告、文件汇编、大事记等材料

永久

学校办公室、人事处、医管处、湘雅医学院、医疗单位

7

学校有关疫情防控工作的重要的形势研判、防控预案、监测方案、经费拨放方案、物资发放方案、后勤保障方案、医疗保障方案、应急预案等材料

永久

医管处、学校办公室、人事处

8

学校疫情防控相关政策宣传工作、工作先进事迹、先进典型和经验做法，成果和特色亮点工作的宣传报道、重要新闻稿及新闻报道等材料

永久

宣传部

9

学校党委、纪委开展防控督查工作方案，督查督办疫情防控工作重大部署落实情况，对疫情防控责任落实不到位的失职、渎职的有关人员进行追责问责形成的文件材料，巡察督查工作日志、简报等材料

永久

纪委

10

学校疫情防控工作所获省市级奖惩材料

永久

学校办公室、附属医院

文 书 类

11

学校在疫情防控中的教学、科研工作记录，包括：1、疫情防控省市级专项研究课题的申报；2、疫情防控年度教学安排、计划方案等材料

永久

本科生院、研究生院、科研部

12

学校在疫情防控中的学生工作记录，包括：1、疫情防控期间学生动态摸底排查报告等；2、疫情防控专项资助学生名单；3、疫情防控学生就业创业工作信息年报、就业指南等；4、疫情防控主题教育活动；5、疫情防控倡议书、致学生一封信、先进学生事例等学生工作宣传材料；6、疫情防控工作形成的学生相关年度调研报告、统计数据等材料

永久

学工部、国际交流处、国际教育学院

13

学校在疫情防控中教职工情况，包括：1、疫情期间月度到校教职工人员一览表及工作安排表；2、疫情防控期间教职工动态排查情况报告等材料

30年

人事处

14

学校在疫情防控中安全保障工作记录，包括:1、疫情防控校园安全保障工作方案等；2、疫情防控校园安全保卫应急预案等材料

30年

保卫处

15

学校普及疫情防护知识和健康知识形成的材料

30年

医管处

16

学校防控工作值班记录、电话记录等材料

30年

学校办公室

17

学校疫情监测月报、年报等统计数据

30年

医管处

实 物 类

1

重要的医用防护服、护目镜、口罩等防疫物品样品

永久

附属医院

2

医护人员请战书、决心书、入党申请书、抗疫日记 在抗疫一线工作的医护人员名册、队旗，典型事迹资料等

永久

附属医院、湘雅医学院

3

学校收到的感谢信、慰问信

永久

学校办公室

实 物 类

4

学校疫情期间重要的宣传条幅、宣传册、海报，以及为防控工作创作的重要影视作品、歌舞作品、文学作品、美术作品等

永久

宣传部

5

疫情防控期间使用的重要的药品、试剂、体温检测设备等

30年

医疗单位

6

学校接收捐赠物资的重要样品、清单

永久

医疗单位、学校办公室

7

防控期间各类重要的交通通行证、工作人员证件、袖标等标识

永久

保卫处、人事处

8

防控期间教职工、学生以及工勤人员重要的日记、笔记等

永久

人事处、学工部、后勤保障部

9

防控期间教师的典型教案、教具等

永久

本科生院、研究生院

10

防控工作中集体或个人获得的省市级奖杯、证书等

永久

附属医院

声 像 类

1

上级机关领导视察学校疫情防控工作中形成的重要照片、录音、视频等

永久

宣传部

2

学校领导调研疫情防控工作的重要照片、录音、视频等

永久

宣传部

3

学校领导防疫期间进行的线上授课、演讲的重要照片、录音、视频

永久

宣传部

4

教职工、学生、医护人员参与抗疫过程中重要照片、录音、视频等

永久

宣传部

5

学校教师防疫期间进行的线上授课、科研的重要照片、录音、视频

永久

本科生院、研究生院、科研部

6

学校开展疫情防控督查工作的重要照片、录音、视频等

永久

纪委

7

学校隔离观察工作的重要照片、录音、视频等

永久

医管处

8

学校医疗保障物资的重要照片、录音、视频等

永久

医管处

声 像 类

9

疫情期间在校学生（含留学生）生活的重要照片、录音、视频等

永久

学工部、国际交流处、国际教育学院

10

学校召开的疫情防控工作的各类重要会议的照片、录音、视频等

永久

宣传部、学校办公室

11

学校抗疫相关的重要宣传报道的声像资料

永久

宣传部

12

学校接受重要捐赠形成的照片、视频等

永久

医疗单位、工会、校友会

其他

1

其他关于疫情防控工作的有保存价值的档案资料

30年

学校各部门

注意事项

1、归档的文字、图表、声像、实物等各类材料应为原件。

2、归档的文字、图表、声像、实物等各类材料必须完整、准确、系统，且符合质量要求。

3、归档的实物应清洁干净，凡移交奖品类的实物档案要求尽量附表彰文件原件。

4、归案声像材料需保证清晰，需附文字说明（内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者），照片分辨率不得小于300dpi。