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  服务指南
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一、对外服务时间

周一至周五上午:8:30—11:30,下午:14:30—17:00(周二下午业务与政治学习,不对外开放),国家法定节假日及学校寒、暑假期间不对外开放。

二、联系方式和地址

电话:0731—88876733;地址:长沙市岳麓区麓山南路932号中南大学校本部图书馆六楼南。

三、服务收费

根据《湖南省普通大中专学校服务性收费和代收费管理办法》(湘发改价费【2015】648号)精神,我馆收取资料翻译费按如下标准:

1.成绩翻译(包括翻译、信息核对、专业印制)第一份不超过80元,每增加一份不超20元;

2.学历学位翻译(其中含校名更改证明和学校资质证明翻译,包括鉴证、翻译、审核、专业印制)每份不超过20元。

四、办理方式

档案馆接待大厅现场办理,直接提交与取件;网上远程办理,线上提交与邮寄收件。网上远程业务5工作日内(从业务提交日算起)完成受理。

五、各项档案业务办理指南

所有业务办理须现场出示或远程上传本人有效身份证件;代为他人办理者,出示委托人身份证复印件或身份证电子照片;单位因公查阅的,校外单位出示查阅人有效身份证件与《档案查阅介绍信》(附件1),校内单位出示查阅人校园卡和《档案查阅审批表》(附件2)。

1.学籍档案查阅业务

查阅内容:

学历层次与类型

学籍档案查阅内容

全日制本科学生

录取名册、成绩表、毕业生名册(毕业证号与学位证号)

自考学生

毕业生花名册(含毕业证号与成绩)

成人教育学生

录取名册、成绩表、毕业生名册(毕业证号)

网络教育学生

录取名册、学籍表、毕业生汇总表

研究生

录取名册、成绩单、毕业生登记表(部分有)、学位审批书、论文评阅书、学历证书发放登记表(毕业证号)、授予学位名单(学位证号)等

办理方式:现场或远程登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.71.187:8060/ZNSHR/login.jsp→个人业务用户→档案查阅。具体办理流程详见《中南大学数字档案馆在线服务平台操作说明》(附件3)。

2.出国翻译业务

办理范围:高考录取名册,2016届及之前本、专科毕业学生的成绩表、学历证、学位证的翻译。2017届及之后本科毕业学生、本科在读学生的英文成绩单、英文毕业证明与学位证明由本科生学业自助服务系统自助打印。成绩翻译需先申请学籍档案查阅业务取得档案馆出具的中文成绩复制证明件后再申请出国翻译业务。

办理方式:现场或远程登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.71.187:8060/ZNSHR/login.jsp→个人业务用户→出国翻译。具体办理流程详见《中南大学数字档案馆在线服务平台操作说明》(附件3)。

3.学生(人事)档案提取业务

提取范围:我馆仅有少量2014年之前毕业遗留在校的学生(人事)档案,具体包括物理与电子学院、信息科学与工程学院、外国语学院、建筑与艺术学院、商学院、资源加工与生物工程学院、资源与安全工程学院、冶金与环境学院、粉末冶金研究院、能源科学与工程学院共计10个学院,以及2000年合并前原长沙铁道学院。不在此列的毕业学生个人档案的流向情况请咨询其所毕业的院系。

办理方式:持档案接收单位调档函、本人身份证原件与复印件,代为他人提取者持代办人有效证件、委托人档案接收单位调档函、委托人身份证复印件,至档案馆现场办理提取手续→交由学校收发室统→机要投递。

4.文书、基建、科研、会计等档案查阅业务

查阅内容:校内单位因公查阅包括文书、基建、科研、会计、设备、产品等校内可公开控制利用的档案,实行校内立卷部门查阅本部门档案的原则;其他校内单位与个人需查阅的,须经立卷部门同意方可查阅;科研类档案中专利与获奖证书获得者、科研项目负责人可以查阅本人科研项目档案材料,其他人员查阅须经项目第一责任人许可或项目归属院系所的许可。

办理方式:现场或远程登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.71.187:8060/ZNSHR/login.jsp→校园门户账号密码登陆→档案查阅。具体操作办法与流程详见《校内部门因公查阅利用档案操作流程》(附件4)。

5.档案外借业务

档案原则上一律不外借。学校二级单位如因公务等特殊原因确需借出档案的,需持签字与盖章完备的《档案外借审批表》(附件5),经所在单位、所借档案立卷部门、档案馆负责人审核同意方可办理借出手续。档案外借时间不超过5个工作日,不能按期归还者,必须办理续借手续。档案如在外借期间有涂改、伪造、损毁、丢失等情况,将依法追究相关责任人。

办理方式:远程或于档案馆接待大厅现场登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.71.187:8060/ZNSHR/login.jsp→校内对公用户→校园门户账号密码登陆→档案外借→生成打印“档案借阅审批表”→相应部门负责人审核、签署意见并盖具公章→档案馆现场办理。

6.认证机构学历学位认证业务

根据《教育部办公厅关于国内高等教育学历学位认证工作有关事项的通知》教学厅[2018]7号文件要求:

(1)学历信息在中国高等教育学生信息网(www.chsi.com.cn)查询和电子认证;

(2)学位信息在中国学位与研究生教育信息网(www.cdgdc.edu.cn)中国学位认证系统查询和电子认证;

(3)2002年以前毕业的学历信息和2008年9月以前授予的学位信息,我馆协助全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心、全国学位与研究生教育发展中心、湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心进行学历学位查证。

(4) 个人与用人单位学历学位认证需求请前往上述部门进行。

7.涉密档案查阅业务

涉密档案的查阅利用详见《中南大学涉密档案管理办法》。

六、附件

附件1档案查阅介绍信

附件2档案查阅审批表

附件3中南大学数字档案馆公共服务平台操作说明

附件4校内各部门因公查阅利用档案操作流程

附件5档案外借审批表

附件6档案全文电子件复制审批表

附件7档案馆废止印章启用审批表

附件8发明专利证书原件提取审批表

附件9 中南大学涉密档案利用申请表

附件10 中南大学涉密学位论文查阅利用申请表


附件【附件1 档案查阅介绍信.docx
附件【附件2 档案查阅审批表.doc
附件【附件3 中南大学数字档案馆在线服务平台操作说明.doc
附件【附件4 校内各部门因公查阅利用档案操作流程.pdf
附件【附件5 档案外借审批表.doc
附件【附件6档案全文电子件复制审批表.docx
附件【附件7 中南大学档案馆废止印章启用审批表.doc
附件【附件8 发明专利证书原件提取审批表.xlsx
附件【附件9 中南大学涉密档案利用申请表.doc
附件【附件10 中南大学涉密学位论文查阅利用申请表.doc
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