二、未来五年我校档案工作的主要目标和工作思路

（一）总体目标

从整体上建设国内高校一流的档案馆藏体系，建成一流的数字档案馆平台，提供便捷的档案远程服务，为学校的发展和中心工作提供强有力的支持。顺利通过湖南省特级档案馆的评估验收。实现学校档案“记录历史，传承文明，服务社会，造福人民”的目标  

（二）工作思路

将档案工作作为重要内容纳入的学校“十二五”发展规划，充分发挥学校档案工作委员会、各二级单位档案工作小组作用，坚持把档案工作是学校跨越式发展的基础性工作抓实抓好，以资源体系、利用体系、安全体系建设为基础，以信息化建设为突破口，以制度建设为先导建设学校现代化的档案馆藏体系；坚持制度先行、依法治档、依法管档，明确职责，理顺关系，规范学校档案工作；坚持求真务实，注重细节的档案工作作风，脚踏实地，严谨细致，查漏补缺，铭记每一份档案材料，都将是学校重要的资源，宝贵的财富。  

三、实现我校档案工作科学发展的工作措施

（一）加强档案工作的队伍建设，夯实档案工作的基础

中南大学档案工作委员会作为学校档案工作指导机构，领导全校档案工作，审定、批准学校档案工作各项规章制度以及发展规划；将档案工作纳入学校整体发展规划和日常工作计划，确保档案工作与学校其他工作同步发展；对全校档案工作进行监督、检查、评估，协调解决学校档案工作发展过程中遇到的重大问题。学校各二级单位档案工作小组要做到三“自”即自觉、自主、自律。“自觉”就是按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷，并由小组组长检查合格后向学校档案机构移交；“自主”就是要充分了解档案的本质属性，鉴定出在归档范围中没有明确的但有保留价值的档案，如学校及本部门重大活动及重要专项工作的专题档案；“自律”就是要执行学校档案工作各项规章制度，建立健全本部门档案工作管理制度，并做好本部门档案工作的监督、指导、检查和总结。  

学校各立卷部门要高度重视档案工作小组的队伍建设，保证队伍的基本稳定，明确专、兼职档案员的岗位职责，明确各项档案收集、整理、提交的责任人。新的专、兼职档案员上岗前要报学校档案管理部门备案并做好交接工作和上岗培训工作。  

学校档案馆建立起学校专、兼职档案员培训制度，规范培训内容，编制培训教材，定期对全校专、兼职档案员进行档案业务培训，实行专兼职档案员持证上岗制。专职档案员要有针对性的培训方案，不断提高其档案管理水平和业务指导能力，提高主动服务意识；对学校重大课题、项目、事件要制定提前介入与规范管理的制度，配合各立卷部门档案工作小组做好归档工作。  

（二）加强档案制度建设，提升全校档案工作的管理水平

刚刚完稿印出的《中南大学档案制度汇编》一书，共收录4项国家与省部级档案法律，9项档案综合管理制度，5项档案部门内部管理制度。其中新增7项制度，如《中南大学学生档案管理细则》，《管理细则》明确学校档案馆将全面指导学生档案的建设与管理，会同各二级学院与相关职能部门做好学生（人事）档案工作，建立统一规范的学生档案管理体系。多次修订7项制度，如《中南大学档案管理办法》，《办法》考虑到学校档案工作的实际，规定了设立湘雅医院、湘雅二医院、湘雅三医院、军工、出版物五个档案分馆独立保管，其他二级单位确有需要设立档案分馆的由中南大学档案工作委员会批准后成立；分馆是学校档案馆的分支机构，接受学校档案馆统一的业务指导。在短期内有必要由档案产生部门暂时保管的，也应提交档案目录到学校档案馆，确保档案目录的完整性。《中南大学档案制度汇编》是科学规范与指导全校档案工作的指导用书，各二级单位档案工作小组要深入学习与贯彻执行，切实做好本单位档案工作。  

从2012年起实施《中南大学档案工作考核评估办法》（中大档字[2011]5号文件），每年12月或次年元月开展全校档案工作考核与评估。评估包括自评，检查，反馈，审批4个程序；考核评估分优秀、合格、不合格三档，考核分级数量不设限制，考核结果报学校人事处备案；在考核评估的基础上评选出学校档案工作先进集体与先进个人，在全校范围内进行表彰。  

（三）继续推进档案信息化，建设现代化档案馆

一是升级和完善综合档案管理系统，拟新建涉密档案管理模块、实物档案管理模块、学生档案管理模块、声像档案管理模块。二是建立多种形式与介质的备份体系及500公里以外的异地容灾备份系统。三是与学校有关职能部门（如本科生院、研究生院、学校OA、科研处等）管理系统进行数据对接，建立中南大学数据共享平台，实现数据共享与电子文件自动归档，并实现新增档案同期数字化。四是分期分批对库存档案的数字化加工，实现学校大部分档案的全文检索与利用，开发档案自助借阅平台。五是构建功能强大、系统安全、覆盖全校所有二级单位、校办企业、附属医院的中南大学档案信息网络，实现全校档案在线业务平台、信息发布等一体化。  

尊敬的各位领导、同志们，学校的历史是我们一代代中南人的奋斗史，更是中南人的光荣史，作为档案工作者，我们有责任记录好学校的历史，弘扬中南精神，传承中南文化。同时档案工作又是一项全校性的工作，需要各二级单位大力支持与通力合作。如何在学校“十二五”“规划和国家档案局“十二五”规划的科学指导下，顺利完成我校档案工作“十二五”规划目标与任务，实现我校档案工作的科学发展，更好地服务于学校教学、科研、医疗与管理，是我们的光荣职责和使命。让我们行动起来，群策群力求真务实，夯实基础，努力开创我校档案工作新局面，为把学校建设成为世界知名的高水平研究型大学做出贡献。  

2011年12月20日