各机关部门、直附属单位：

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年3月1日起施行）、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《中南大学档案管理办法》等精神，为切实做好我校2023年度文件材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.各单位在2023年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。各单位归档范围具体参见档案馆网站首页“业务指导—归档范围—中南大学部门立卷归档范围”。

2.各单位2023年以前产生的“应归未归”的档案材料。

3.学校学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想主题教育期间各种文件材料（含纸质及电子形式），具体归档内容与范围参见附件3。

二、归档要求

1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作，各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导，档案员要切实履行职责，做好本单位档案的收集、整理与移交工作，保证归档文件完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

3.各单位涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）的立卷归档要求参照《中南大学涉密档案管理办法》，独立组卷，独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录，严禁与公开文件混合。相关目录参照档案馆网站“表格下载”栏相应的表格，在涉密计算机上录入或下载打印空白表格后手写录入。

4.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档。

三、归档流程

立卷归档方式和流程详见附件1《中南大学文件材料立卷归档指南》、附件2《中南大学文件材料立卷归档系统操作流程》。

1.各单位档案员将文件材料收集后进行分类预立卷，经档案馆业务指导联系人确认分类预立卷无误后再分卷编写页号及数字档案馆业务管理平台录入案卷和卷内目录数据等。

2.数字档案馆业务管理平台数据录入完成后申请审核，审核通过之后再打印相关目录；档案馆在接收实体档案的同时检查、接收管理平台数据。

四、文件材料立卷归档部门档案员业务培训

2024年新担任本单位档案员的人员必须参加统一培训，续任的档案员可按自己的需要安排是否参加统一培训。

培训时间：2024年4月2日上午9:00

培训地点：档案馆602会议室

五、归档时间

请各单位于2024年6月30日前完成归档文件材料的归档移交工作。

六、联系方式

1.立卷归档业务指导联系人及电话详见附件4。

2.立卷归档工作QQ群：112595852（中南档案群CSU）。

附件：

1.中南大学文件材料立卷归档指南

2.中南大学文件材料立卷归档系统操作流程

3.中南大学主题教育文件材料归档范围与保管期限表

4.立卷归档业务指导联系人及电话

中南大学档案馆（校史馆）

2024年3月26日