各机关部门、直附属单位：

根据《中华人民共和国档案法》（2021年实施）、国家档案局《关于认真学习贯彻习近平总书记重要批示的通知》、教育部和国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》、《中南大学档案管理办法》等文件要求，为切实做好我校2022年度文件材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.各单位在2022年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。各单位归档范围具体参见档案馆网站首页“业务指导—归档范围—中南大学部门立卷归档范围”。

2.各单位2022年以前产生、“应归未归”的档案材料。

3.疫情防控文件材料作为专题归档，具体归档内容与范围参见附件3。

二、归档要求

1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作，各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导，档案员要切实履行职责，做好本单位档案的收集、整理与移交工作，保证归档文件完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

3.各单位涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）的立卷归档要求参照《中南大学涉密档案管理办法》，独立组卷，独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录，严禁与公开文件混合。相关目录参照档案馆网站“表格下载”栏相应的表格，在涉密计算机上录入或下载打印空白表格后手写录入。

4.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档，声像档案须标明时间、地点、人物、事件等。

三、归档流程

立卷归档方式和流程详见附件1《中南大学文件材料立卷归档指南》、附件2《中南大学文件材料立卷归档系统操作流程》。

1．各单位档案员将文件材料收集后进行分类预立卷，经档案馆业务指导联系人确认分类预立卷无误后再分卷编写页号、数字档案馆业务管理平台录入案卷和卷内目录数据等。

2．数字档案馆业务管理平台数据录入完成后申请审核，审核通过之后再打印相关目录；档案馆在接收实体档案的同时检查、接收管理平台数据。

四、文件材料立卷归档部门档案员业务培训

2023年新担任本单位档案员必须参加统一培训，续任的档案员可按自己的需要安排是否参加统一培训；

统一培训会时间：2023年3月31日（星期五）上午9:00；

统一培训会地点：档案馆602会议室。

五、归档时间

请各单位于2023年6月30日前完成归档文件材料的归档移交工作。

六、联系方式

1.各单位立卷归档业务指导的联系人与电话详见附件4。

2.立卷归档工作QQ群：112595852，中南档案群CSU（群名）。

附件：

1. 《中南大学文件材料立卷归档指南》

2. 《中南大学文件材料立卷归档系统操作流程》。

3. 《中南大学疫情防控文件材料归档范围与保管期限表》

4. 《立卷部门及档案馆业务指导联系人表格（2023年）》

中南大学档案馆（校史馆）

2023年3月24日