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关于做好2020年度文件材料立卷归档工作的通知

2021年03月22日 08:36 作者:[]  来源:[中南大学档案馆]  浏览:[]

各机关部门、直附属单位:

根据《中华人民共和国档案法》(2020年修订)、教育部和国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》、国家档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》文件精神,按照《中南大学档案管理办法》的规定要求,为切实做好2020年度文件材料立卷归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

凡本单位在202011日至1231日工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料;各立卷部门归档范围详见档案馆网站“业务指导—归档范围”栏,各立卷部门务必严格对照本单位“归档范围表”做到应归尽归。

二、归档要求

1.各单位立卷归档的具体要求参见《中南大学文件材料立卷归档工作规范》中大档字〔20113号文件、《中南大学电子文件归档管理办法》中大档字(20114号文件。

2.各单位关于涉密文件材料(包括文书、科研、基建等材料)的立卷归档要求:

①涉密文件材料组卷与数据处理不通过档案管理系统,必须采取独立组卷,独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录,禁止与公开文件混合;其纸质文档请在案卷封面右上方标明密级与保密期限。

②案卷目录、卷内文件目录、移交目录请参照档案馆网站“表格下载”栏里相应的表格格式,在涉密计算机上录入、编制好相应的目录数据;如单位无涉密计算机,则请下载打印好空白表格,手写录入相关数据。

3.学校在新冠肺炎疫情防控工作中形成的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件和实物,是学校抗击新冠肺炎疫情真实的历史记录,对当前和今后各项工作具有重要的凭证依据作用和查考利用价值。各单位要结合疫情防控工作实际,做好2020年度疫情防控专题档案收集与归档工作。具体归档范围详见附件1新冠肺炎疫情防控专题档案收集归档范围》。

4.各单位档案员具体负责做好本单位文件材料的立卷与移交归档工作。

三、归档方式

立卷归档流程和归档方式通过使用“中南大学档案管理系统”录入、打印并提交目录,具体详见附件2《档案管理系统操作说明与流程》。

1.各单位档案员将本单位各科室纸质文件材料汇总集中后进行分类预立卷,对材料分类立卷有疑问的,可申请档案馆工作人员上门指导;经档案馆业务指导联系人确认分类预立卷无误后再分卷编写页号、管理系统操作、计算机录入案卷和卷内目录数据等。

2.系统数据录入完成后,申请数据审核(电话或QQ告知档案馆工作人员),待档案馆审核之后,再打印相关目录。档案馆在接收纸质档案的同时检查、接收电子数据。

四、文件材料立卷归档部门档案员业务培训

2021年新担任本单位档案员的人员必须参加统一培训,续任的档案员可按自己的需要安排是否参加统一培训;二级单位档案员统一培训安排详见附件3

五、归档时间

请各单位于2021630日前完成2020年度工作中形成的归档文件材料的移交工作。

六、联系方式

1.各单位立卷归档业务指导的联系人与电话详见附件4

2.立卷归档工作QQ群:112595852,中南档案群CSU(群名)。

 附件1. 新冠肺炎疫情防控专题档案收集归档范围

附件2.中南大学文件材料立卷归档管理系统操作流程

附件3. 2021年二级单位档案员培训时间安排表

附件4. 档案馆关于机关与直属单位立卷归档业务指导的联系表

中南大学档案馆

2021322


附件信息


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