为进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》（2020年修订），逐步建立健全全校档案资源体系，努力构建“人人都是档案员、个个都为利用者”的大档案工作格局，进一步推动二级单位档案分室建设事宜，2021年9月18日，档案馆周新宏副馆长带领业务指导部一行5人来到出版社，实地调研出版社档案室筹建情况，并就相关问题进行学习与交流。

出版社吴湘华社长、黄飞副社长、综合办、出版部、发行部、财务部等人员参加座谈会。会上吴湘华社长首先介绍了出版社主要工作及档案管理现状，出版社集生产、经营和管理等多项职能，如何科学有效地管理好各类丰富的档案材料成为管理工作的难点，而在学校档案馆统一的业务指导下建设出版档案分室是一个很好的发展模式。周新宏副馆长从《档案法》（2020年修订）新增重要条款、建立档案分室、立卷归档、基础设施设备、档案库房管理、实体档案管理等几方面对出版社档案分室建设进行详细地业务介绍与讲解。随后，双方就出版社各门类档案的归档范围、管理流程、组织建设、基础设备、管理系统等进行交流和讨论。

最后，吴湘华社长对档案馆一行的到来表示感谢，他说出版社一直非常重视档案工作，学校出版业务的长足发展更是对档案分室建设提出了现实需求，并明确了接下来落实出版档案分室建设的几个要点：一是明确档案室建设责任人，构建涵盖各个部门的出版社档案工作网络图；二是结合出版社实际工作，细化出版社各类档案的归档范围和整理细则；三是结合行业特点及本单位实际，建立起涵盖档案收集、保管、利用、统计、鉴定、销毁等多方面的制度体系；四是主动接受学校档案工作监督检查，将档案工作纳入本部门考核范围，构建部门-单位-校档案馆的三级监督体系，确保档案质量。

近年来，随着学校各项工作的蓬勃发展，各二级单位在工作中形成的档案材料激增，档案馆拟以出版社档案分室建设为契机，根据学校相关单位的工作特色与需求，有计划、有步骤地建立起二级单位档案分室建设机制，提升学校档案工作流程化、规范化、科学化水平，逐步建设科学统一的全校档案资源体系，主动为学校“双一流”建设做好资政保障等服务工作。