11月10日，档案馆在学术活动室举行了为期一天的世纪科怡档案管理系统培训会，档案馆全体工作人员、附属医院专职档案人员共20多人参加了此次培训。 

吴世明副馆长主持此次培训会议。他首先阐述了档案馆更换新系统的必要性和迫切性，他说，按照学校《十一五规划》建设中南大学数字档案馆的要求，我校现在使用的档案管理系统已不能适应形势发展的需要，建立功能完善，适应我校特点的档案管理系统是数字档案馆建设的重要保障。 

随后，世纪科怡湖南区总代理——长沙科怡软件有限公司总经理付文韬先生对世纪科怡档案管理系统做了介绍，并就文件管理、档案管理、检索利用、保管鉴定、编研统计、移交接收、扫描加工、移动档案、数据管理、系统管理等十余个子系统的各个功能模块做了详细讲解。与会人员听得认真记得仔细，结合实际工作，就业务流程、查阅利用、授权阅读、信息安全、数据加密等实际工作中存在的问题与付文韬先生进行了探讨，也提出了一些适合我校特点的软件修改建议。

世纪科怡档案管理系统是国家档案局科学技术研究所、广东开平春晖股份有限公司共同投资设立的深圳世纪科怡科技发展有限公司研发的，这一系统发展至今，已走过了10个年头。经过对国内10余家档案管理系统长达2年时间的调研和测试，档案馆最终选定了功能强大、业务规范、产品成熟的“世纪科怡档案管理系统2008网络版”作为数字档案馆的核心模块。 

此次培训会的举行和新系统的启用，标志着我校数字档案馆建设进入一个新的阶段。由于经费原因，档案馆采取了分期购买的方式购买了系统第一期即基本功能模块，根据数字档案馆发展规划，第二期还将购买其它模块和子系统以及特定功能的开发等。软件系统建设完成后，将会进行库房纸质档案数字化和自动化库房建设。数字档案馆要实现全校统一标准扫描，各部门在B/S系统的B端预立卷，授权阅读电子档案，查阅利用、档案录入、审核归档、库房管理、光盘发布等业务的全自化管理，档案利用者足不出户便可在档案馆授权下在自己电脑前方便的查阅电子档案，档案馆也可以将某一专题档案发布成一张光盘授权给利用者查阅。 

据悉，在新的系统正式启用后，还将对全校兼职档案人员进行全面的培训。