一、归档范围的确定
（一）确定的原则
1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；
2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统；
3.归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档主要内容包括综合管理文件;立项文件;招标投标、合同协议文件;勘察、设计文件；征地、拆迁、移民文件；项目管理文件；施工文件；监理文件；竣工验收文件等；
2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
（三）不归档的文件材料
1.上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件；
2.正式施工前的草图，未定型图纸；
3.重份文件和重份图纸；
4.无查考价值的临时性、事务性文件。
二、基建文件材料的部门立卷与归档流程
（一）形成与积累
1.学校基建处、后勤保障部要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、整理、归档工作；
2.基建处、后勤保障部接到基建新建、扩建、改建及大、中型维修项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务；
3.学校各部门在与设计、施工、监理单位签订基建工程项目的合同或施工协议时，必须在合同或协议书中对竣工资料的编制、审核、交接验收做出规定，明确写明编制竣工资料的责任（包括经济、法律责任），做好施工记录、交工验收记录等，以保证基建档案资料的准确性和完整性；
4.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理。竣工后三个月内，在项目负责人及监理人的监督协助下，在基建处或后勤保障部专职档案员指导下，由总承包单位向学校基建处或后勤保障部提交完整、准确、系统的基建档案材料。总承包单位及监理单位对各分包单位的档案资料完整性、准确性、系统性全面负责。（杜绝传真件，杜绝无印章的复印件）；
5.基建项目由几个单位分别承包的，在项目负责人、监理人的监督协助下，在基建处或后勤保障部专职档案员指导下，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建处或后勤保障部汇总、整理；
6.学校档案馆对全校的基建档案业务工作进行指导，随时了解大型基建项目主要的工程进度。督促、指导专(兼)职档案员及相关工作人员做好基建文件材料的积累工作；
7.基建处或后勤保障部要认真做好项目前期文件材料的收集、整理工作。保证前期文件材料的完整性、准确性、系统性；
8.学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料，与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征；
9.使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续；
10.归档的基建文件材料应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求；
11．归档的基建文件应为原件。因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位的公章或档案证明章，确保与原件一致；
12.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；
13.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图；
14.学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
（二）整理立卷
1.立卷原则
（1）按项目、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，以方便查找利用为原则，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动；
（2）立卷组合一般应以项目为主，兼顾密级、保管期限、年度、机构等其它特征，使每一卷及各卷之间的排列结果体现和反映文件之间的有机联系，需做到分类科学、分级适当、组卷合理、年度不混、保管期限准确；
（3）工作特殊文件和秘密文件须单独组卷，这类案卷应置于待移交案卷的末位；秘密文件的立卷归档应严格依照《中南大学涉密档案管理办法》执行，其案卷、卷内、移交目录等应于秘密机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交；
（4）每卷单面不超过120页，双面不超过200页。对同一项目文件数量多的，需分卷。当项目文件数量少的，可组薄卷。
2.质量要求
（1）要去掉文件材料上的钉书针等金属物；
（2）所有归档文件材料须留有装订空间，页边距为：上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM；在装订线以外有字迹要进行加边，文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码，与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内，有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊；
（3）成套图样或印刷成册文件需包上封皮，填写封面内容，并用线绳装订好；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位；
（4）没有标题的文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间等；成册表格每页须有标题行，体现表格名称与表头；对较大的表格及图纸，要折叠成手风琴式A4纸大小，表名与图名、图签折在外面；
（5）基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图采用手风琴折叠成四号图纸的规格，底图采用卷放或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，但进馆的透明底图用缝纫机打图边。
3.立卷步骤
（1）排列顺序
卷内文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
（2）编写页号
纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后，每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字，均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码；各卷之间不连续编写页号（即每卷的起始号均为1开头）；
图样的页（张）号编写在右下角，或标题栏外右上方，成套图样或印刷成册文件已有页号的，不必重新编写页号；
（3）拟写案卷题名（管理系统录入案卷数据，涉密文件则手写录入）；
例：工程项目名称+单位工程内容+文件材料名称，基建类档案案卷标题多采用此形式；
（4）填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，涉密文件则手写录入）；
（5）打印相关表格。案卷目录一式二份，卷内文件目录一式三份，备考表一份，移交目录一式二份；
（6）填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。
（三）归档验收
1.学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，通过预验收的工程项目才能组织竣工验收工作；
2.基建项目按项目分年度归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见；
3.学校基建部门应从基建总投资中扣留５％，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还；
4.打印基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
