一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.学校党、政管理活动过程中形成的文件材料，必须对对学校和社会当前与长远具有参考价值、凭证作用和研究价值；

2.归档的党群、行政文件材料，必须反映学校党务、行政管理活动的全过程，保证真实性、完整性、准确性、系统性；

3.归档的党群、行政文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，体现党政管理实践活动的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括机关部门与直附属单位在日常公务活动中形成的文件材料，具体归档范围见《中南大学党群、行政类档案归档范围与保管期限表》；

2.归档的重点是学校在党群、行政工作中处理专项工作、举办重要活动、处置突发事件等形成的不同载体的文件材料。

（三）不归档的文件

1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料 ；

2.上级机关发来供工作参考的抄件 ；

3.上级机关征求意见未定稿的文件 ；

4.重份文件 ；

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件；

6.未经会议讨论，未经部门领导审阅、签发的未生效文件草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

7.从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料；

8.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍性等文件材料；

9.学校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

10.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(以上某些方面如果需要，也可以选择作资料自行暂存）

二、部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1.各机关部门与直附属单位档案员要熟悉、掌握本部门各科室的工作职能、主要工作内容，并应及时整理在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的材料；

2.全校性、综合性的由学校办公室负责立卷归档，其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢；

3.各部门档案员在平时工作中，按本部门归档范围与保管期限表，对本部门产生的文件材料进行分门别类地收集与积累，并定期进行整理；

4.归档的党群、行政文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；归档材料必须是原件，不是复印件，纸质材料字迹工整，格式规范，印章齐全，签字手续完备。

（二）整理立卷

1.立卷原则

（1）按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，以方便查找利用为原则，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动；

（2）立卷组合一般应以问题（事由）为主，兼顾密级、保管期限、年度、机构等其它特征，使每一卷及各卷之间的排列结果体现和反映文件之间的有机联系，做到分类科学、分级适当、组卷合理、年度不混、保管期限准确；

（3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、30年、10年的顺序排列，其中保管期限为10年的属于各部门自存材料；

（4）工作特殊文件和秘密文件须单独组卷，这类案卷应置于待移交案卷的末位；秘密文件的案卷、卷内、移交目录等应于涉密计算机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交；

（5）专题性、成套性文件材料按专题、项目单独组卷，作为专题档案；

（6）每卷单面不超过120页，双面不超过200页。对同一问题文件数量多的，需分卷。当问题单一、文件数量少的，可组薄卷。

2.质量要求

（1）要去掉文件材料上的钉书针等金属物；

（2）所有归档文件材料须留有装订空间，页边距为：上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM；在装订线以外有字迹要进行加边，文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码，与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内，有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊；

（3）成套图样或印刷成册文件需包上封皮，填写封面内容，并用线绳装订好；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位；

（4）没有标题的文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间等；成册表格每页须有标题行，体现表格名称与表头；对较大的表格及图纸，要折叠成手风琴式A4纸大小，表名与图名、图签折在外面。

3.立卷步骤

（1）排列顺序

综合管理性文件按问题、时间或重要程度排列，密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；

收文与发文按收文处理签在前、正文在后，发文正文在前、发文处理签在后，草稿（有历次修改痕迹的）其次顺序排列；

会议文件按公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导讲话、讨论通过的文件、参加人员名册等顺序排列；

专题性、成套性文件材料按专题进展、实施阶段、结构等逻辑顺序进行排列。

（2）编写页号

纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后，每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字，均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码；各卷之间不连续编写页号（即每卷的起始号均为1开头）；

图样的页（张）号编写在右下角，或标题栏外右上方，成套图样或印刷成册文件已有页号的，不必重新编写页号。

（3）拟写案卷题名

例1：责任者＋关于＋问题＋文种（最常用的一种），一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式 ；

例2：责任者＋时间＋问题＋文种，年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式 。

（4）填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，秘密文件则专用秘密机或手写录入）；

（5）打印相关表格。案卷目录一式二份、卷内文件目录一式三份、备考表、移交目录一式二份；

（6）填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、 立卷人、检查人和立卷日期。

4.归档验收

（1）归档时间：应在当年6月30日前完成前一年度文件材料的归档；随时归档上级规定应归档的档案；实物档案按收集时间即时归档；形成初期利用频繁的档案，经档案馆同意后可适当延长归档期限；

（2）移交归档时交接双方必须当面检查验收，凡不符合规定者，档案馆将不予接收，立卷部门限期改正后再移交。