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  服务指南
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一、对外服务时间

周一至周五上午:8:30—11:30,下午:14:30—17:00

(周二下午业务与政治学习,不对外开放)

国家法定节假日及学校寒、暑假期间不对外开放。

二、服务内容与项目

学籍档案查阅其他档案查阅出国翻译(本专科成绩单与学历学位翻译)学生个人档案提取对公档案外借学历学位认证个人远程代办业务涉密档案查阅

三、服务收费

根据《湖南省普通大中专学校服务性收费和代收费管理办法》(湘发改价费【2015】648号)精神,我馆收取资料翻译费按如下标准:

1.成绩翻译第一份80元,每增加一份20元;

2.学历学位翻译每份20元。

四、联系方式和地址

电话:0731—88876733

传真:0731—88877174

地址:长沙市岳麓区麓山南路932号中南大学校本部图书馆六楼南

五、各项档案业务办理指南

(一)学籍档案查阅业务办理指南

1.学籍档案查阅包括录取名册、学生成绩表、毕业生名册(毕业证号与学位证号)、研究生学位材料等的查阅。

2.需携带的证件与材料:

个人用户出示本人有效证件;代为他人查阅的,出示代查人有效证件与委托人身份证复印件或身份证电子照片。

因公查阅学生学籍档案的,校内二级单位用户出示办理人的校园卡、单位“档案查阅介绍信”;校外单位用户出示办理人有效证件、单位“档案查阅介绍信”。

3.办理流程:

远程或于档案馆接待大厅现场登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.71.187:8060/ZNSHR/login.jsp→按需选择“个人业务用户”或“校内对公用户”进入服务平台 (首次登陆则先注册、再登陆;校内对公用户用校园卡账号与密码登陆)→点击“档案查阅”→选择“子业务类型”→按系统提示完成业务的信息填写→提交申请→档案馆接待大厅报业务“登记号”或姓名现场办理与取件。

(二)文书、基建、科研、会计等档案查阅业务办理指南

1.文书、基建、科研、会计、设备、产品等校内可公开利用档案的查阅,实行校内立卷部门查阅本部门档案的原则;其他校内单位与个人需查阅的,须持“档案查阅介绍信”,于相应的立卷部门办理好查阅许可手续后到馆查阅。国家有关公、检、法等部门需查阅的,按国家相关法律法规、学校有关制度提供查阅利用。

2.需携带的证件与材料:

办理人校园卡(非校内人员持有效身份证件)、档案查阅介绍信。科研类档案中专利与获奖证书获得者、科研项目负责人可以查阅本人科研项目档案材料,其他人员查阅的须持“档案查阅介绍信”于项目归属院系所或科研部办理查阅许可手续。

3.办理流程:

远程或于档案馆接待大厅现场登陆 “中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.71.187:8060/ZNSHR/login.jsp→按需选择“个人业务用户”或“校内对公用户”进入服务平台 (首次登陆则先注册、再登陆;校内对公用户用校园卡账号与密码登陆)→点击“档案查阅”→选择“子业务类型”→按系统提示完成业务信息填写→提交申请—档案馆接待大厅报业务“登记号”或姓名现场办理或远程授权查阅电子文件(远程授权查阅仅限校内对公用户)。

(三)出国翻译办理指南

1.出国业务内容包括高考录取名册,2016届及之前本、专科毕业学生的成绩表、学历证、学位证的翻译;2017届及之后本科毕业学生、本科在读学生的英文成绩单、英文毕业证明与学位证明由本科生学业自助服务系统自助打印。

2.需携带的证件与材料:

①办理者出示本人有效证件;代为他人办理者,出示办理人有效证件与委托人身份证复印件或身份证电子照片。

②中文成绩表:档案馆出具的中文成绩表复印证明件。

③办理学历与学位证书翻译的需携带学历与学位证书原件或复印件,当年毕业的必须携带学历与学位证原件。

3.办理流程:

(1)先按照“学籍档案查阅业务办理指南”,进行成绩查阅业务办理,调取中文成绩表复印证明件。

(2)远程或现场登陆 “中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.71.187:8060/ZNSHR/login.jsp→选择“个人业务用户”进入服务平台 (首次登陆则先注册、再登陆)→ 选择“出国翻译”—填写相关业务信息→录入成绩(按档案馆出具的中文成绩表,以学年、学期顺序完成全部成绩的录入并保存)→支付→提交申请。

(3)档案馆接待大厅报业务“登记号”或姓名现场办理、取件,取件人负责信息核对,再对所有信息核实准确无误后交由工作人员盖章。

(四)学生档案提取业务办理指南

1.本项业务为少数毕业学生遗留在校个人档案的提取办理。

2.需携带的证件与材料:

单位调档函、本人身份证原件与复印件;代为他人提取档案者,出示单位调档函、代办人有效证件、委托人身份证复印件与档案业务办理委托函。

3.办理流程:

准备好相关资料至档案馆现场办理提取手续→交由学校收发室统一机要投递。

(五)档案外借业务办理指南

1.档案原则上一律不外借。学校二级单位如因公务等特殊原因确需借出档案的,需经所在单位、所借档案立卷部门、档案馆负责人审核同意方可办理借出手续。

2.档案外借时间一般不超过5个工作日,不能按期归还者,必须办理续借手续。档案如在外借期间有涂改、伪造、损毁、丢失等情况,将依法追究相关责任人。档案馆工作人员实行谁受理的档案外借业务,则谁负责督促与催还所借出档案的制度;归还档案时,档案馆工作人员须认真检查、核对所借阅档案,办理归还手续。

3.需携带的证件与材料:

办理人校园卡或身份证;签字与盖章完备的“档案借阅审批表”。

4.办理流程:

远程或于档案馆接待大厅现场登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.71.187:8060/ZNSHR/login.jsp→选择“校内对公用户”进入服务平台 (校内对公用户用校园卡账号与密码登陆)→选择“外借业务”→按系统提示提交外借业务、并生成打印出“档案借阅审批表”→相应部门负责人审核、签署意见并盖具公章→档案馆现场办理。

(六)学历学位认证业务办理指南

根据《教育部办公厅关于国内高等教育学历学位认证工作有关事项的通知》教学厅[2018]7号文件要求,

1.学历信息在中国高等教育学生信息网(www.chsi.com.cn)查询和电子认证;

2.学位信息在中国学位与研究生教育信息网(www.cdgdc.edu.cn)中国学位认证系统查询和电子认证;

3.2002年以前毕业的学历信息和2008年9月以前授予的学位信息,我馆协助全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心、全国学位与研究生教育发展中心进行学历学位查证。

(七)远程代办业务办理指南

1.远程代办业务范围

学籍档案查阅:录取名册、成绩单、毕业生名册(毕业证号与学位证号)。

2.所需证件与材料

身份证扫描件、学位证扫描件、毕业证扫描件;个人远程查档申请表。

3.办理流程

在《个人远程查档申请表》中按查询需要详细、准确填写“查档内容”,具体参照样表填写。以邮件的形式将身份证扫描件、学位证扫描件、毕业证扫描件、个人远程查档申请表发送至dag-csu@163.com;提交的业务十个工作日内(从邮件提交业务算起)完成受理。

4.备注

所需证件与材料不全或“个人远程查档申请表”信息填写不全影响查阅的,将不予受理;每项业务提供一份盖章复印件,采取顺丰快递到付送达的方式。

(八)涉密档案查阅业务办理指南

1.涉密档案查阅说明

涉密档案仅在校内二级单位因公需要时可以查阅。涉密档案查阅必须在涉密档案库房管理员陪同下查阅,严禁拍照和复印,不能将涉密档案带出涉密库房。

2.办理流程

用户必须填写《中南大学涉密档案查阅申请表》(不得在计算机上填写后打印),经所在单位和学校保密办同意并签字盖章后,提交档案馆查阅利用。

六、“档案查阅介绍信”、“档案外借审批表”、“档案业务办理委托函”、“个人远程查档申请表”等模板见附件。


附件【2016-10-09-档案查阅介绍信.docx
附件【2016-10-09-档案业务办理委托函.docx
附件【2017-03-10-档案全文电子件复制审批表.docx
附件【2017-03-10-档案外借审批表.doc
附件【2017-06-08-个人远程查档申请表.xls
附件【2017-09-04-中南大学涉密档案查阅申请表.doc
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