为做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作，确保档案利用者与工作人员的身心健康，确保档案资源利用和业务办理工作有序高效推进，现就有关事项通知如下：

一、校内各单位因公查阅利用档案办理指南

1．校内各单位因公查阅利用档案包括文书、基建、科研、会计、设备、产品等校内可公开利用档案的查阅，实行校内立卷部门查阅本部门档案的原则；其他校内单位与个人需查阅的，须经立卷部门同意方可查阅；科研类档案中专利与获奖证书获得者、科研项目负责人可以查阅本人科研项目档案材料，其他人员查阅的须经项目第一责任人许可或项目归属院系所的许可。

2．档案馆持续推进档案数字化建设，现可提供大部分馆藏部门档案远程电子原文查阅的服务，具体操作办法详见附件1：《校内部门因公查阅利用档案操作流程》。

二、个人档案业务远程办理指南

1．学籍档案查阅利用办理指南

学籍档案查阅包括本、专科生的录取名册、学生成绩表、毕业生名册（毕业证号与学位证号），研究生的录取名册、成绩单、毕业生登记表（部分有）、学位审批书、论文评阅书、学历证书发放登记表（毕业证号）、授予学位名单（学位证号）等的查阅利用。

疫情防控期间学籍档案查阅利用实行远程办理，具体操作方法见附件2：《疫情期间学籍档案查阅利用远程办理流程》。

2．个人出国翻译业务近期采取远程办理的方式，具体操作方法见附件3：《疫情期间出国翻译业务远程办理流程》。

3．个人提交的业务10个工作日内（从邮件提交日算起）完成受理；业务办理所形成的档案复制证明材料与出国翻译材料等一律采取快递到付（顺风或EMS）的方式将纸质实体送达至用户，不再提供任何电子材料。

三、档案利用业务办理方式

现阶段及开学后的疫情防控期间，档案利用业务办理以线上服务为主、现场服务为辅。鼓励远程查档，首选远程档案利用方式。当线上远程服务不能满足利用需求时，用户在经过进校审批后可赴学校档案馆服务大厅申请现场服务，并遵守与履行服务现场关于疫情防控的有关规定与指引。

四、档案业务咨询服务电话：88876733

服务指南http://dag.csu.edu.cn/info/1019/1305.htm

附件：1.校内部门因公查阅利用档案操作流程

      　 2.疫情期间个人学籍档案查阅业务远程办理流程

     　  3.疫情期间出国翻译业务远程办理流程

      　 4.个人远程查档申请表（2020）

中南大学档案馆

2020年5月7日