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中南大学档案利用服务指南

2016年10月09日 13:42 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

一、对外服务时间

周一至周五上午:8:30—11:30,下午:14:30—17:00

(周二下午业务与政治学习,不对外开放)

国家法定节假日及学校寒、暑假期间不对外开放。

二、服务内容与项目

学籍档案查阅其他档案查阅出国业务(成绩单与学历学位翻译)档案证明(学历与学位的证明)学生个人档案提取对公档案外借认证机构学历学位认证个人远程代办业务

三、服务收费

根据《湖南省普通大中专学校服务性收费和代收费管理办法》(湘发改价费【2015】648号)精神,我馆收取资料翻译费按如下标准:

1、成绩翻译第一份80元,每增加一份20元;

2、学历学位翻译每份20元。

三、联系方式和地址

电话:0731—88876733

传真:0731—88877174

地址:长沙市岳麓区麓山南路932号中南大学校本部图书馆六楼南

四、各项档案业务办理指南

(一)学籍档案查阅业务办理指南

1、学籍档案查阅包括录取名册、学生成绩表、毕业生名册(毕业证号与学位证号)、研究生学位材料等的查阅。

2、需携带的证件与材料:

个人用户出示本人有效证件;代为他人查阅,出示代查人有效证件、委托人身份证复印件、档案业务办理委托函。

校内二级单位用户出示办理人的校园卡、本单位查档案介绍信或立卷部门查档介绍信。校外单位用户出示本人有效证件、单位介绍信。

3、办理流程:

远程或于档案馆接待大厅现场登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.65.162:8060/ZNSHR/login.jsp—按需选择“个人业务用户”或“校内对公用户”进入服务平台 (首次登陆则先注册、再登陆;校内对公用户用校园卡账号与密码登陆)—点击“档案查阅”—选择“子业务类型”—按系统提示完成业务的信息填写—提交申请—记住生成的“登记号”—档案馆接待大厅报“登记号”现场办理与取件。

(二)文书、基建、科研、会计等档案查阅业务办理指南

1、文书、基建、科研、会计、设备、产品等校内可公开利用档案的查阅,实行校内立卷部门查阅本部门档案的原则;其他校内单位与个人需查阅的,须持“档案查阅介绍信”,于相应的立卷部门办理好查阅许可手续后到馆查阅。国家有关公、检、法等部门需查阅的,按国家相关法律法规、学校有关制度提供查阅利用。

2、需携带的证件与材料:办理人有效证件,档案查阅介绍信。科研类档案中专利与获奖证书获得者、科研类项目主要负责人可以查阅本人的档案材料,代为他人查阅的,需持“档案业务办理委托函”(加盖部门公章)方可查阅。

3、办理流程:

远程或于档案馆接待大厅现场登陆 “中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.65.162:8060/ZNSHR/login.jsp—按需选择“个人业务用户”或“校内对公用户”进入服务平台 (首次登陆则先注册、再登陆;校内对公用户用校园卡账号与密码登陆)—点击“档案查阅”—选择“子业务类型”—按系统提示完成业务信息填写—提交申请—记住生成的”登记号“—档案馆接待大厅报“登记号”现场办理或远程授权查阅电子文件(远程授权查阅仅限校内对公用户)。

(三)出国业务办理指南

1、出国业务内容包括高考录取名册,本专科与研究生成绩表、学历证、学位证的翻译;

2、需携带的证件与材料:

①办理者出示本人有效证件;代为他人办理者,出示代查人有效证件、委托人身份证复印件、档案业务办理委托函。

②中文成绩表。在读本科生由所在学院出具、加盖学院公章及教务员章的中文成绩表;已毕业学生由档案馆查档、复制出其中文成绩表。

③毕业学生办理学历与学位证翻译的需携带学历与学位证原件或复印件,当年毕业的需携带学历与学位证原件。

3、办理流程:

***已毕业学生办理流程为以下(1)—(2)

***在读本科学生办理流程为以下(1)—(2)—(3)

(1)远程或现场登陆 “中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.65.162:8060/ZNSHR/login.jsp—选择“个人业务用户”进入服务平台 (首次登陆则先注册、再登陆)— 选择“出国翻译”—填写相关业务信息—录入成绩(按学年、学期完成全部成绩输入并保存)—提交申请—记住生成的“登记号”。

(2)档案馆接待大厅报“登记号”现场办理、取件,取件人负责核对,在认定准确无误后领取信封,并于档案馆605办公室缴费、盖章;

(3)本科生院核对、盖章。(本科生院受理点:一办公楼310;受理时间:每周三下午收件、周五下午取件)

(四)档案证明业务办理指南(含学历与学位证遗失办理)

1、本项业务是对我校毕业学生的学历与学位进行证明。学历与学位证丢失的用户,到馆查阅复印其录取名册、学生成绩表、毕业生名册(毕业证号与学位证号),再持这3份复制证明件到学校本科生院或研究生院进行补办。

2、需携带的证件与材料:

①个人用户出示本人有效证件;代为他人办理者,出示代查人有效证件、委托人身份证复印件、档案业务办理委托函。单位用户出示办理人有效证件及单位介绍信。

②需开具学历学位证明的携带其学历证与学位证原件或复印件;

3、办理流程:

远程或于档案馆接待大厅现场登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.65.162:8060/ZNSHR/login.jsp—选择“个人业务用户”进入服务平台 (首次登陆则先注册、再登陆)—选择“档案证明”— 按系统提示填写相关业务信息—提交申请—记住生成的“登记号”—档案馆接待大厅报“登记号”现场办理与取件。

(五)学生档案提取业务办理指南

1、本项业务为少数毕业学生遗留在校个人档案的提取办理。

2、需携带的证件与材料:

单位调档函、本人身份证原件与复印件;代为他人提取档案者,还需出示代办人有效证件、委托人身份证复印件、档案业务办理委托函。

3、办理流程:

远程或于档案馆接待大厅现场登陆 “中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.65.162:8060/ZNSHR/login.jsp—选择“个人业务用户”进入服务平台 (首次登陆则先注册、再登陆)—选择“学生档案提取”—按系统提示填写相关业务信息—提交申请—记住生成的“登记号”— 档案馆接待大厅报“登记号”现场办理提取。

(六)档案外借业务办理指南

1、档案原则上一律不外借。学校二级单位如因公务等特殊原因确需借出档案的,需经所在单位、所借档案立卷部门、档案馆负责人审核同意方可办理借出手续。

2、档案外借时间一般不超过5个工作日,不能按期归还者,必须办理续借手续。档案如在外借期间有涂改、伪造、损毁、丢失等情况,将依法追究相关责任人。档案馆工作人员实行谁受理的档案外借业务,则谁负责督促与催还所借出档案的制度;归还档案时,档案馆工作人员须认真检查、核对所借阅档案,办理归还手续。

3、需携带的证件与材料:

办理人校园卡或身份证;签字与盖章完备的“档案借阅审批表”。

4、办理流程:

远程或于档案馆接待大厅现场登陆“中南大学数字档案馆公共服务平台”http://202.197.65.162:8060/ZNSHR/login.jsp—选择“校内对公用户”进入服务平台 (校内对公用户用校园卡账号与密码登陆)—选择“外借业务”—按系统提示提交外借业务、并生成打印出“档案借阅审批表”—相应部门负责人审核、签署意见并盖具公章—档案馆现场办理。

(七)学历学位认证业务办理指南

1、此项服务为认证中心对我校毕业学生进行学历、学位认证。各用人单位与中介联系学信网(学历核实)或教育部学位中心(学位核实)核实毕业证书或学位证书;有需要的,认证中心会统一委托我校档案馆查询。

2、认证机构协查函接收邮箱:dag-csu@163.com

(八)远程代办业务办理指南

1、远程代办业务范围

学籍档案查阅:录取名册、成绩单、毕业生名册(毕业证号与学位证号)。

2、所需证件与材料

身份证扫描件、学位证扫描件、毕业证扫描件;个人远程查档申请表。

3、办理流程

在《个人远程查档申请表》中按查询需要详细、准确填写“查档内容”,具体参照样表填写。以邮件的形式将身份证扫描件、学位证扫描件、毕业证扫描件、个人远程查档申请表发送至dag-csu@163.com;提交的业务十个工作日内(从邮件提交业务算起)完成受理。

4、备注

所需证件与材料不全、或个人远程查档申请表信息填写不全影响查阅的,将不予受理;每项业务提供一份盖章复印件,采取顺丰快递到付送达的方式。

五、“档案查阅介绍信”、“档案外借审批表”、“档案业务办理委托函”模板

见附件

上一条:学籍档案查阅业务办理指南

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