湖南省高等教育学会档案专业委员会
经费管理制度
湖南省高等教育学会档案专业委员会（以下简称“湖南省高档会”）经费来源为理事会员会费、有关部门与单位赞助费。为规范经费管理和使用，特制定本制度。
第一条 会费由秘书长单位中南大学档案馆所在中南大学计划财务处统一管理，列入中南大学统一财政预算与收支计划，具体归口中南大学档案馆部门经费中；具体经费项目名称为“湖南省高等教育学会档案专业委员会会费”，经费项目代码为164990001。
第二条 湖南省高等教育学会档案专业委员会属湖南省高等教育学会分会，不具备独立社会团体法人资格，会费收取不能开具省财政系统的“会费统一收据“，而开具“长沙市地方税务局通用手写发票”，发票于中南大学计划财处领取。
第三条 理事会制定会费年度预算计划，中南大学计划财务处按预算计划全额预算于秘书长单位-中南大学档案馆部门经费会费项目中。会费的具体管理与使用严格按照中南大学相关财务制度执行。
第四条 理事会成立专门的会费管理小组，会费具体收支报账由秘书长单位承担。会费管理小组定期向理事会报告收支情况，理事会定期向会员代表大会报告收支情况。
第五条 会费主要用于工作会议、学术和业务交流活动以及奖励会员；少量用于印刷、邮电、日常办公等。会费具体收支与财务报账按照《中南大学计划财务处报账手册》（试行）规定执行。
第六条 附件：《中南大学计划财务处报账手册相关条款》
湖南省高等教育学会档案专业委员会
2015年1月10日
附件：
中南大学计划财务处报账手册相关条款
前言：经费开支必须严格遵守国家和学校的相关财经法规、制度，严格按照预算的要求执行，业务内容必须符合真实性、合法性、相关性原则。
一、有关财务常用单据：
1、中南大学原始凭证粘贴单（以下简称粘贴单）
2、中南大学大额资金支付审批单（以下简称大额审批单）
3、中南大学市内交通费报销单（以下简称市内交通单）
4、中南大学差旅费报销单（以下简称差旅单）
5、中南大学财务审批报告单（以下简称审批单）
6、中南大学财务审核情况说明（以下简称情况说明）
7、中南大学内部结算单(以下简称结算单)
8、中南大学领据（以下简称领据）
9、中南大学预约报账信息表
二、票据基本要求：
1、发票付款单位（发票抬头）：中南大学，发票付款单位为个人、其他单位或空白等不得报销；
2、发票按类别粘贴，并按照粘贴单上的经济分类填写张数、金额，每张发票需项目负责人、经手人、证明人或验收人三人签字；
3、报出租车票等市内交通费需填写市内交通单，并粘贴在粘贴单上，每张粘贴单上一般不超过20张出租车票，市内交通单上需写明张数、金额地点及事由，出租车票不需每张签字，项目负责人、经手人在市内交通单上签字即可；
4、单张票据5000以上应通过税务部门网站查验发票真伪；打印查询结果作为附件。
三、相关报账要求：
1、基本要求：（适用所有业务）
1)单笔业务金额超过1000元（含1000元）的经济事项结算时通过银行转账、银行卡等方式进行。
2)大额资金支付审批除经办人签字外，还需计划财务处相关领导审批签字。
2、一般商品服务支出，包括办公用品费、图书资料费、复印、打印、装订等费 用、测试加工费、材料费等：单笔业务报销金额1000元以上（含1000元），或连号发票总金额在1000元以上的，按照要求需提供商家明细清单。
3、报销国内差旅费相关要求：差旅费严格按照《中央和国家机关差旅费管理办法》、《教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则》和《中南大学差旅费管理办法》执行：
1）报销差旅费应与所使用的项目工作任务相关，严禁报销无关人员或无关事项的差旅费；
2）报销差旅费必须填写差旅单，差旅单上需项目负责人签字；项目负责人本人出差的差旅单，需各单位负责人或科研秘书签字；差旅发票分类归集粘贴于粘贴单上，单据上所填写的数据与所需报销的差旅发票保持一致，
3）参加会议所产生的差旅费，报账时需附会议通知/邀请函；
4）无法构成完整来回的差旅，包括火车票/飞机票/过路过桥票等，原则上不得报销。
5）外地住宿费无配套差旅票不得报销；
6）单独报销长沙本地住宿费时，视为招待费，仅可在横向科研项目经费与横向科研发展基金中报销；
7)报销因参加在国内举办的会议产生的会议注册费（包括国际会议注册费），在差旅费中列支；
4、国内差旅补助相关说明：
1)报销差旅费无住宿发票的，仅提供在途期间的补助；
2)出席会议产生的差旅，会议通知上写明“食宿统一安排”，只给在途期间补助；当会议通知对食宿安排不明确或理解有歧义时，如需申请补助，填写情况说明单，项目负责人签字并加盖单位公章；
3)往返驻地和机场的交通费（包括机场大巴），在按规定发放的市内交通补助中统筹解决，不再另外报销（财办行[2014]90号：关于印发《中央和国家机关差旅费管理办法有关问题的解答》的通知）。
5、会议费：
会议费管理严格按照《中央和国家机关会议费管理办法》及《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》执行
1)承办会议必须与课题任务有关，会议费严格按国家规定开支标准执行，包括住宿费、餐费、场地租金及相关会议用品费用等，严禁报销景点门票、礼品、洗浴发票等；
2)各二级单位召开国内会议，由组织者提出申请、各单位审批后，将国内会议预算报财务部门审核，并在批准的预算内按实报销；
会议类别 |
住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合计 |
一类会议 |
400 |
150 |
110 |
660 |
二类会议 |
300 |
150 |
100 |
550 |
三、四类会议 |
240 |
130 |
80 |
450 |
Ø一类会议：是党中央和国务院名义召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市或中央部门负责同志参加的会议；
Ø二类会议：是党中央和国务院各部委、各直属机构召开的，要求本系统、各直属机构或省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）负责同志参加的会议；
Ø三类会议：是党中央和国务院各部委、各直属机构，最高人民法院，最高人民检察院，各人民团体及其所属内设机构召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）或本系统机构有关人员参加的会议；
Ø四类会议：是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议，包括小型研讨会、座谈会、评审会等；
（省高档案会议是三类会议还是四类会议？）
3)报销会议费时提供会议通知、与会人员名单（包括主办方及会议工作人员）、会议签到表、会议安排表或纪要；如会议由酒店承办，需同时提供与酒店方签订的相关合同，报销会议费时需转账处理；
4)承办会议所发生的咨询费，不计入会议费支出，列入专家咨询费支出，标准如下：（执行标准参考中大财字[2013]24号：关于修改《中南大学科研经费管理办法》的通知）
5)专家的差旅费用在差旅费中报销，不计入会议费支出；
6)会议费严格按照批复预算执行，超出预算部分不得报销；
会议类别 |
咨询方式 |
标准（元） |
具有或相当于高级专业技术职称的人员 |
会议咨询 |
500-800（人/天）（第1、2天） 300-400（人/天）（第3天以后） |
通讯咨询 |
60-100（人/次） |
其他人员 |
会议咨询 |
300-500（人/天）（第1、2天） 200-300（人/天）（第3天以后） |
通讯咨询 |
40-80（人/次） |
6、劳务费、加班费、评审费等：
1)发放劳务费等需通过酬金系统制表，酬金表上领款人及项目负责人须签字，并留下项目负责人有效电话；
2)领款人（之一）与项目负责人为同一人时，需单位负责人签字；若项目金额不足，延期发放，并通知项目负责人取回表格或修改项目支出代码；
3)加班费从各二级单位人员经费中支出；
4)加班费不得以现金支付；
5)原则上不得从机关单位日常公务费和业务管理费中支出评审费，确因工作需要支出评审费的，由评审组织单位提出申请，经主管校领导和分管财务工作的校领导批示同意后实施。
7、借款业务：
1)原则上不办理现金借款业务；
2)购买材料、设备等1万元以上的借款须出具合同原件，10万元以上采购借款还须附招投标文件；
3)借款后一个月内须归还借款。
注： 本手册条款由中南大学计划财务处负责解释。
