本科生成绩立卷归档细则

学生成绩表是高校档案重要组成部分，根据教育部《高等学校档案管理办法》第十六条：“高等学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。学校各部门档案员应当按照归档要求，组织本部门有关人员及时整理档案和立卷。立卷人整理组卷、编制页号和卷内目录，交本部门档案员检查合格后，向高校档案机构移交。”为了进一步落实高校档案管理办法，做好本科生成绩表的归档工作，特制定如下规定：

一、确认档案员信息 

1、确认本科生成绩归档的档案员； 

2、报送档案员信息，如姓名、工号、学院、管理档案类别等； 

3、经系统授权后，各学院档案员可以登陆档案系统进行组卷工作。 

二、档案员工作内容 

1、归档内容为当年本科毕业生的成绩单； 

2、在教务管理系统中，用A3纸打印每个学生的成绩单，并盖章（制表人章、审核人章和学院章）； 

3、将纸质成绩单组卷，用铅笔在右下方注明页号； 

4、在档案管理系统中，进行网上组卷，具体操作见“本科生成绩归档系统操作步骤”； 

5、档案馆审核通过后，在档案管理系统“报表打印”处，打印案卷目录、卷内目录、卷内备考表；档案员“确认移交”后打印移交目录并签字； 

6、向档案馆移交纸质材料，办理移交手续。 

三、操作注意事项 

1、报表打印：卷内备考表一式1份，签字后放入案卷最后一页（检查人是主管领导签字）；案卷目录一式2份、卷内目录一式2份，档案馆、学院各留存1份；移交目录一式3份，学院和档案馆签字后，档案馆留存2份，学院留存1份。

2、档案组卷：档案员进行组卷时，首先按照毕业学生人数和专业班级情况，确定案卷数量。原则上相同专业的尽量组为一卷，每卷页数原则上不超过120页。页码标注从卷内目录做为第一页开始标起，卷内材料的金属物需要拆掉。

案卷由卷内目录、成绩单、卷内备考表三部分组成。案卷只需用夹子固定，由档案馆整理后装订。 

3、纸质成绩的顺序与内容要与系统里显示的一致，请各档案员仔细核对。

4、相关字段说明：归档年度填写学生毕业年度，即成绩单最终形成的年度；保管期限为永久；密级为内部。

5、其它事项：凡是办理入学手续并有课程成绩的学生，无论是否正常毕业，其成绩必须存档，非正常毕业的学生，可在卷内条目信息中学生姓名后加括号标注。（具体操作方法和步骤见附录）

四、联系方式及归档时间 

1、联系人：程丹，刘华英；联系电话：88876763； 

2、归档截止时间：当年9月30日前。