一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有重要参考价值和凭证作用；

2.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统；

3.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审和出版等方面的内容；

2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（三）不归档的文件材料

1.上级机关有关出版的普发(非专指高校)、不办的文件；

2.未生效的合同、协议书；

3.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

4.重份文件及校内单位发来的文件；

5.无查考价值的事务性、临时性函件。

（以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存本单位）

二、出版文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成与积累

1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确，及时进行补救；

2.出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部(室)主任审查和专(兼)职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书(均须写入目录内)，顺序放入袋内；

3.建立出版类档案室的单位，其档案员应负责做好文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学校档案部门移交案卷目录和部分档案；

4.学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好出版类文件材料的积累工作；

5.学校出版单位的负责人，要认真抓好出版类文件材料的形成、积累、管理工作，保证出版活动有完整的记录，确保出版文件的完整、系统、准确；

6.归档的文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；归档材料必须是原件，不是复印件，纸质材料字迹工整，格式规范，印章齐全，签字手续完备。

（二）整理组卷

1.立卷原则

（1）按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，以方便查找利用为原则，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动；

（2）立卷组合一般应以问题（事由）为主，兼顾密级、保管期限、年度、机构等其它特征，使每一卷及各卷之间的排列结果体现和反映文件之间的有机联系，出版物项目可以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，做到分类科学、分级适当、组卷合理、年度不混、保管期限准确；

（3）工作特殊文件和秘密文件须单独组卷，这类案卷应置于待移交案卷的末位；秘密文件的立卷归档应严格依照《中南大学涉密档案管理办法》执行，其案卷、卷内、移交目录等应于秘密机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交；

（4）专题性、成套性文件材料按专题、项目单独组卷，作为专题档案；

（5）每卷单面不超过120页，双面不超过200页。对同一问题文件数量多的，需分卷。当问题单一、文件数量少的，可组薄卷。

2.质量要求

（1）要去掉文件材料上的钉书针等金属物；

（2）所有归档文件材料须留有装订空间，页边距为：上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM；在装订线以外有字迹要进行加边，文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码，与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内，有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊；

（3）成套图样或印刷成册文件需包上封皮，填写封面内容，并用线绳装订好；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位；

（4）没有标题的文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间等；成册表格每页须有标题行，体现表格名称与表头；对较大的表格及图纸，要折叠成手风琴式A4纸大小，表名与图名、图签折在外面。

3.立卷步骤

（1）排列顺序

出版物可先按类别（项目）分类，再根据出版时间排序，其中期刊类需参考期刊号进行排序；

综合管理性文件按问题、时间或重要程度排列，密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；

专题性、成套性文件材料按专题进展、实施阶段、结构等逻辑顺序进行排列。

（2）编写页号

纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后，每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字，均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码；各卷之间不连续编写页号（即每卷的起始号均为1开头）；

图样的页（张）号编写在右下角，或标题栏外右上方，成套图样或印刷成册文件已有页号的，不必重新编写页号。

（3）拟写案卷题名

例1：责任者＋时间+出版物名称，一般按出版物组卷的案卷标题多采用此形式；

例2：责任者＋时间＋问题＋文种，年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式 。

（4）填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，涉密文件则手写录入）；

（5）打印相关表格。案卷目录一式二份，卷内文件目录一式三份，备考表一份，移交目录一式二份；

（6）填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。

（三）归档验收

1.书刊出版后一个月内，责任编辑应向本社、部(室)专(兼)职档案员归档，经验收合格后，发给凭据，社部(室)负责人和财务部门始可按此签发稿费通知单和发放稿费；

2.各社、部(室)的专(兼)职档案员应在次年六月底前，将上年应归档的出版档案，集中向校档案馆移交，移交时打印移交目录一式二份，双方各执一份；

3.出版物版权转移到校外出版社时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。