一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.学校在进行招投标实践活动过程中直接形成具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各类载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有重要参考价值和凭证作用；

2.归档的文件材料必须反映招投标项目从申请到签订合同的全过程，保证完整、准确、系统；

3.归档的招投标文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括招标备案资料、委托代理招标合同、招标文件、开评标资料、中标资料、中标人投标文件、合同文本、验收报告、质疑及答复、投诉及处理等其他有关资料。

2.归档的重点是招投标各个环节形成的不同载体的文件材料，包括招标前的备案资料等。

（三）不归档的文件材料

1.未定稿的文件材料；

2.未生效的合同、协议书；

3.重份文件；

4.无查考价值的一般性函件。

（以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存本单位）

二、采招类文件材料的部门立卷及归档流程

（一）形成与积累

1.学校采招中心是学校采招类文件材料的形成与积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的采招文件材料。学校的招标备案资料、委托代理招标合同、招标文件、开评标资料、中标资料、中标人投标文件、合同文本、验收报告、质疑及答复、投诉及处理等其他有关资料应指定专人负责采招文件的收集、积累、管理工作。

2.从采购申请到合同签订的招投标过程中的管理性文件和技术性文件，均归口采招管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案部门。

3.建立采招档案室的单位，其档案员应负责做好采招文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学校档案部门移交案卷目录。

4.学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好采招文件材料的积累工作。

5.学校采招单位的负责人，要认真抓好采招文件材料的形成、积累、管理工作，保证采招活动有完整的记录，确保采招文件的完整、系统、准确。

6.归档的文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；归档材料必须是原件，不是复印件，纸质材料字迹工整，格式规范，印章齐全，签字手续完备。

（二）整理组卷

1.立卷原则

（1）按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，以方便查找利用为原则，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动；

（2）立卷组合一般应以采招项目（事由）为主，兼顾密级、保管期限、年度、机构等其它特征，使每一卷及各卷之间的排列结果体现和反映文件之间的有机联系，做到分类科学、分级适当、组卷合理、年度不混、保管期限准确；

（3）工作特殊文件和秘密文件须单独组卷，这类案卷应置于待移交案卷的末位；秘密文件的立卷归档应严格依照《中南大学涉密档案管理办法》执行，其案卷、卷内、移交目录等应于秘密机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交；

（4）专题性、成套性文件材料按专题、项目单独组卷，作为专题档案。

（5）每卷单面不超过120页，双面不超过200页。对同一问题文件数量多的，需分卷。当问题单一、文件数量少的，可组薄卷。

2.质量要求

（1）要去掉文件材料上的金属物；

（2）所有归档文件材料须留有装订空间，页边距为：上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM；在装订线以外有字迹要进行加边，文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码，与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内，有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊。

（3）成套图样或印刷成册文件需包上封皮，填写封面内容，并用线绳装订好；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。

（4）没有标题的文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间等；成册表格每页须有标题行，体现表格名称与表头；对较大的表格及图纸，要折叠成手风琴式A4纸大小，表名与图名、图签折在外面。

3.立卷步骤

（1）排列顺序

将最能反映采招项目概况的文件材料，如项目立项批文、核准意见、申请审批表、申购单位承诺书、招标会签、开评标资料、中标资料表等整理组成案卷，排放在各项目档案之首，其余文件材料按招投标的工作程序及重要程度，依次系统排列；

（2）编写页号

纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后，每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字，均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码；各卷之间不连续编写页号（即每卷的起始号均为1开头）；

图样的页（张）号编写在右下角，或标题栏外右上方，成套图样或印刷成册文件已有页号的，不必重新编写页号；

（3）拟写案卷题名

例：责任者＋采招项目＋文件类型+中标单位（最常用的一种），一般按采招项目组卷的案卷标题多采用此形式；

（4）填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，涉密文件则手写录入）。

（5）打印相关表格。案卷目录一式二份，卷内文件目录一式三份，备考表一份，移交目录一式二份。

（6）填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。

（三）归档验收

1.采招档案的归档时间为采招流程完成后的次年6月30日之前。

2.移交目录和材料需经立卷单位负责人审查后，再向档案部门移交归档，归档时双方在移交目录上签字盖章，移交目录各持一份备查。