序号

类目名称

保管期限

备注

一、综合(WS11)

1

上级关于外事工作针对本校的重要文件材料及授奖情况（牌、匾、证书及表彰决议、通报等）

永久

奖牌、匾可陈列在本部门，提交目录至档案馆

2

上级关于外事工作针对本校的一般文件材料

30年

3

学校外事工作规章制度、管理办法、年度计划、总结、报告、请示、批复书

30年

4

外事工作统计报表

永久

5

外事工作简报

10年

国际合作与交流处自存

6

本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和特殊载体档案材料

永久

二、出国(境)(WS12)

1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

30年

2

出国（境）讲学、考察、访问人员有关材料

30年

3

以学校名义参加的国际性比赛、竞赛活动及校际交往的有关材料

30年

三、来校（WS13）

1

邀请、聘请外籍人士的计划、批复

永久

2

邀请、聘请外籍专家、学者、兼职教授的来往函件和管理文件

30年

3

外国政要官员、各界人士来校参观访问的文件材料、照片、视频材料

30年

四、国际合作与国际会议（WS14）

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3

本校承办的国际学术会议和出国参加国际学术会议的文件材料

30年

按参赛人员归属管理部门来归档相关材料

4

外方公务礼品、纪念品

永久

实物可存放在本部门，但需提交目录至档案馆

5

中外联合办学的相关材料

30年