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关于做好2022年本科生成绩立卷归档工作的通知

2022年09月16日 09:17 作者:[]  来源:[中南大学档案馆]  浏览:[]

各二级学院:

为切实做好2022年毕业本科生成绩立卷归档工作,现将有关事项通知如下:

一、立卷归档范围

各学院毕业班凡办理了入学手续并有课程成绩的学生,无论2022年是否正常毕业,其成绩必须一律归档。

二、立卷归档方式

使用校园卡账号和密码进入“中南大学数字档案馆业务管理平台”进行立卷归档,具体立卷归档方式和操作流程详见附件“本科生成绩立卷归档操作规范与流程”。

三、立卷归档要求

1.归档内容与排序

① 卷内目录(档案管理系统打印,需2份)

② 学生成绩(教务管理系统打印,须有制表人、审核人、二级学院印章)

③ 卷内备考表(档案管理系统打印,须有二级学院印章和主管档案工作领导签字,需1份)

2.组卷:纸质成绩单组卷时按同一专业、同一班级学生成绩集中组卷的原则;如遇一个专业、班级学生人数很少,可与其他专业、班级组为一卷;档案员可依据实情自行把握每卷页数,但原则上每卷不得超过100页。

3.页码编注:每个案卷从第一位学生成绩单开始用铅笔在右上方标注页码,所标页码及学生姓名等信息必须与管理系统卷内目录的信息一一对应。如学生有国外或国内交流学习的经历,其成绩单将会有多页,在标注页码时,其校外成绩单需以校内成绩单页码数加后缀表示,如张三有3页成绩单,页码标注为张三18、18-1、18-2(18标注在其第三页成绩单上)。并在卷内备考表上注明交流学生的名字及所在页数。

4.非正常毕业的学生,需在卷内条目信息以及备考表中标注异动原因;

5.拆除归档成绩的所有金属钉,并对破损的材料进行修补完善;

6.按归档排序整理后,每个案卷用夹子固定好,无需装订。

7.移交档案馆:档案管理系统打印“案卷移交目录” 一式二份,在相应位置盖章、签字,随同档案材料一并送至档案馆,经验收合格后,办理移交手续。移交目录一份交档案馆,一份返回各学院。

四、立卷归档时间

请于2022年11月15日之前完成归档。

五、立卷归档业务培训

培训时间:2022年9月23日(周五)上午9:00—10:00

培训地点:档案馆会议室(602)

各二级学院2022年新任本科生成绩归档工作的老师必须参加业务培训;其他老师可依据自身需要选择是否参加业务培训。二级学院有档案员变更的请下载附件2填写盖章后发董老师邮箱:4992070@qq.com

六、联系方式

1.立卷归档联系电话:88876763;联系人:董老师

2.技术支持电话:88876763;联系人:郑老师

3.中南档案QQ群:112595852

七、附件

附件1:本科生成绩立卷归档操作规范与流程

附件2:二级单位档案员变更申请表

中南大学档案馆(校史馆)

2022年9月15日

下一条:档案馆2022年暑假安排通知

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