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关于做好2021年度文件材料归档工作的通知

2022年04月08日 16:53 作者:[]  来源:[中南大学档案馆]  浏览:[]

 各机关部门、直附属单位:

根据《中华人民共和国档案法》(2021年实施)、党史学习教育领导小组办公室和国家档案局《关于做好党史学习教育文件材料收集归档工作的通知》、国家档案局《关于认真学习贯彻习近平总书记重要批示的通知》、教育部和国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》、《中南大学档案管理办法》等文件要求,为切实做好我校2021年度文件材料的归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

1.各单位在2021年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的,能反映本单位主要工作,具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。各单位归档范围具体参见档案馆网站首页“业务指导—归档范围—中南大学部门立卷归档范围”。

2.各单位2021年以前产生、“应归未归”的档案材料。

3.精准扶贫文件材料、疫情防控文件材料、党史学习教育文件材料(三项专题归档),具体归档内容与范围参见附件3、附件4、附件5。

二、归档要求

1.为保障学校档案资源的完整、系统,请各单位务必高度重视归档工作,各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导,档案员要切实履行职责,做好本单位档案的收集、整理与移交工作,保证归档文件完整、齐全,并按时移交,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.各单位立卷归档的具体要求参见《中南大学文件材料立卷归档工作规范》(中大档字〔2011〕3号文件)、《中南大学电子文件归档管理办法》(中大档字(2011)4号文件)。

3.凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料;涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

4.各单位涉密文件材料(包括文书、科研、基建等材料)的立卷归档要求参照《中南大学涉密档案管理办法》,独立组卷,独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录,严禁与公开文件混合。相关目录参照档案馆网站“表格下载”栏相应的表格,在涉密计算机上录入或下载打印空白表格后手写录入。

5.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档,声像档案须标明时间、地点、人物、事件等。

三、归档流程

立卷归档方式和流程详见附件1《中南大学文件材料立卷归档指南》、附件2《中南大学文件材料立卷归档系统操作流程》。

1.各单位档案员将文件材料收集后进行分类预立卷,经档案馆业务指导联系人确认分类预立卷无误后再分卷编写页号、数字档案馆业务管理平台录入案卷和卷内目录数据等。

2.数字档案馆业务管理平台数据录入完成后申请审核,审核通过之后再打印相关目录;档案馆在接收实体档案的同时检查、接收管理平台数据。

四、文件材料立卷归档部门档案员业务培训与指导

鉴于疫情防控形势与要求,业务培训不实行集中开会培训的形式,而采取档案馆工作人员一一对口联系各立卷部门档案员进行远程或上门指导的培训方式。

五、归档时间

请各单位于2022年6月30日前完成归档文件材料的归档移交工作。

六、联系方式

1.各单位立卷归档业务指导的联系人与电话详见附件6。

2.立卷归档工作QQ群:112595852,中南档案群CSU(群名)。

七、附件

附件1《中南大学文件材料立卷归档指南》

附件2《中南大学文件材料立卷归档系统操作流程》。

附件3《中南大学精准扶贫文件材料归档范围与保管期限表》

附件4《中南大学疫情防控文件材料归档范围与保管期限表》

附件5《党史学习教育文件材料归档范围与保管期限表》

附件6《立卷部门及档案馆业务指导联系人表格(2022年)》

中南大学档案馆

2022年4月7日

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