各机关部门、直属单位：

根据教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》文件精神，按照《中南大学档案管理办法》的规定要求，为切实做好2019年度文件材料立卷归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

凡本单位在2019年1月1日至12月31日工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料；各立卷部门归档范围详见档案馆网站“业务指导—归档范围”栏。

二、归档要求

1.各单位立卷归档的具体要求参见《中南大学文件材料立卷归档工作规范》中大档字〔2011〕3号文件、《中南大学电子文件归档管理办法》中大档字（2011）4号文件。

2.各单位关于涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）的立卷归档要求：

①涉密文件材料组卷与数据处理不通过档案管理系统，必须采取独立组卷，独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录，禁止与公开文件混合；其纸质文档请在案卷封面右上方标明密级与保密期限。

②案卷目录、卷内文件目录、移交目录请参照档案馆网站“表格下载”栏里相应的表格格式，在涉密计算机上录入、编制好相应的目录数据；如单位无涉密计算机，则请下载打印好空白表格，手写录入相关数据。

3.各单位档案员具体负责做好本单位文件材料的立卷与移交归档工作。

三、归档方式

立卷归档流程和归档方式通过使用“中南大学档案管理系统”录入、打印并提交目录,具体详见附件1《档案管理系统操作说明与流程》。

1．各单位档案员将本单位各科室纸质文件材料汇总集中后进行分类预立卷，对材料分类立卷有疑问的，可申请档案馆工作人员上门指导；经档案馆业务指导联系人确认分类预立卷无误后再分卷编写页号、管理系统操作、计算机录入案卷和卷内目录数据等。

2．系统数据录入完成后，申请数据审核（电话或QQ告知档案馆工作人员），待档案馆审核之后，再打印相关目录。档案馆在接收纸质档案的同时检查、接收电子数据。

四、文件材料立卷归档部门档案员业务培训

鉴于疫情防控形势与要求，业务培训不实行集中开会培训的形式，而采取档案馆业务指导工作人员一一对口联系各立卷部门档案员进行远程或上门指导的培训方式。

五、归档时间

请各单位于2020年9月20日前，完成2019年度工作中形成的归档文件材料的移交工作。

六、联系方式

1.各单位立卷归档业务指导的联系人与电话详见附件2。

2.立卷归档工作QQ群：112595852，中南档案群CSU（群名）。

附件1.中南大学文件材料立卷归档管理系统操作流程

附件2. 档案馆关于机关与直属单位立卷归档业务指导的联系表

中南大学档案馆

2020年5月20日