2016年5月23日上午，中南大学档案馆与湖南德立信软件开发公司和广州历康信息科技股份有限公司签订总值185万元人民币的档案数字化加工项目合同，为2016年3月启动的档案数字化加工项目招投标工作画上完美的句号，项目正式进入实施阶段。

这是我校档案馆首个以“中央级普通高校改善基本办学条件专项资金”为项目资金来源的档案数字化加工项目。整个项目拟在三年内分三期对中南大学档案馆所有馆藏纸质档案进行数字化加工，此次合同签订为第一期加工项目。本期加工项目实施对象为原长沙铁道学院、原湖南医科大学、原长沙有色工业高等专科学校的全部老档案。这部分老档案由于年代较为久远，有的已出现破损、字迹模糊等现象，急待进行抢救性地保护与利用，通过全文数字化加工，建立起全文数据库，将有效保护档案实体，同时可为校内外档案用户提供方便快捷的一站式全文检索与利用服务。

馆藏纸质档案数字化加工，是档案行业信息化建设的必经之路。它结合计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术、信息管理等多种技术手段，把原有纸质文本、照片、胶片、磁带、录像带等各种载体的档案资源转化为数字形态的信息资源，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息资源库，为档案的高效快速利用与资源共享提供基础。

档案是学校的宝贵财富，档案信息化是学校信息化建设的重要组成部分，也是数字化校园的基础之一。档案馆将以此为契机，在未来三年内扎扎实实推进学校档案资源信息化建设，高质量地完成所有馆藏档案的全文数字化加工工作，取得档案信息化建设的突破性进展，从而迈上一个更新的台阶。