随着学校招生规模的逐年扩大，从1998年毕业研究生565人增加到2007年的4000多人，导致研究生学位档案材料逐年大幅增加。如何管理好这部分档案，更好地服务于学校的教学与科研，逐渐成为档案馆工作的一个难题。 

针对学位材料档案的特点，档案馆改革传统的归档方法。一方面进行系统的功能规划与设计研究，运用数据库技术与网络工具，自主研发研究生学位论文归档系统，构建信息资源共享环境，提高了开发档案资源的能力；另一方面，充分利用图书馆研究生信息管理系统的信息库，进行自动化数据的搜集、整合与处理；同时，深入各二级学院进行系统对接与业务培训。档案馆各部门经过三个多月的紧张调试和试用，现已全面实现硕、博士学位材料归档电子化，改变了以往归档过程手工作业为主的模式，简化了归档程序，极大地提高了工作效率。 

在学位材料归档数据方面，档案馆经与相关部门交流和协商，改革沿袭了多年的研究生材料归档模式，决定从2009年起答辩表决票不再归档入库，以此优化馆藏，提升馆藏质量。我校是继清华大学、北京大学之后实施此项改革举措的少数重点高校之一。 

目前，研究生学位材料归档工作已趋于规范化，归档流程更加快捷，归档数据更加完备与合理，从而有力地推动了学校数字档案馆的建设进程。