近日，档案馆邀请本科生院、研究生院、成教学院、网络学院四个部门负责成绩归档的技术人员，在学术活动室召开数字档案馆建设协调会，共同商讨成绩管理系统与综合档案管理系统对接，建设数据共享平台，实现成绩归档自动化和双轨制。档案馆贺志军馆长、吴世明副馆长及档案馆各业务部门主任，综合档案管理系统集成商——湖南德立信软件开发公司总经理付文韬等参加了协调会。会议由档案馆副馆长吴世明主持。 

贺志军馆长首先代表档案馆感谢各归档部门多年来对学校档案工作的辛苦付出与大力支持。他说根据全国档案事业发展“十二五”规划精神，我校档案馆“十二五”发展规划重点之一是建成一流的数字档案馆平台，提供便捷的档案远程服务；今年重点任务是实现与学校相关部门管理系统的数据对接，建立数据共享体系，提高自动化归档能力；从档案工作的发展趋势来看，实物与电子双轨制归档是档案数字化必然的方向，今后电子档案将是提供利用的重要资源与途经。贺馆长强调，学生是一个学校的立校之本，一定要注重学生信息档案的管理，学生成绩档案是学生留存于学校的非常重要的档案之一，永久保存，另外，在实施信息化的过程中，还要注重信息保密。 

档案馆技术部主任向禹介绍了档案管理系统与各成绩系统数据对接希望达到的要求，并提出了数据系统对接的三种选择方式：数据库直接连接、WEB SERVICE方式、非WEB方法接口读取。 

针对档案馆的系统数据对接要求，大家就系统对接需求、数据格式、学生成绩档案管理等方面进行了深入、细致的交流与探讨，在数据对接方式上基本达成了一致意见。 

档案馆副馆长吴世明最后强调，数字档案馆做好了是一劳永逸的事情，数字档案馆建设最大的好处：一是更好的保护档案；二是提升档案远程服务能力；三是减轻相关人员的工作负担。这次学生成绩数据对接是实现电子归档的关键，实现学生成绩数据的共享，将电子档案直接转换成全文数据库，可减少重复劳动和节约档案数字化的经费。 

据悉，综合档案管理系统与各成绩管理系统的对接工作已基本完成了前期需求调研，接下来将进行技术方面的沟通，预计6月底前完成部分成绩系统的对接，实现2011年度上半年毕业学生的成绩电子档案自动化归档。