近年来，出国留学的同学越来越多，每到毕业时来档案馆查阅档案，办理出国翻译等业务数量猛增，档案馆比平常接待量要多出3-4倍，高峰时每天能达到200余人次，平均每办理1项业务约需20分钟。且时间急，很多毕业生需要拿着档案文件马上赶飞机、乘火车奔赴世界各地；数量大，单出国翻译文件，平均每人至少5份以上。  

为了应对业务高潮，让毕业生能享受到优质服务，兑现张尧学校长“在一起”的承诺，让毕业生微笑着离开中南，档案馆启动《应对业务接待量猛增突发情况的应急预案》：一方面，每个科室只留1人处理日常事务，其余人员全部协助服务大厅做好毕业生接待和业务办理工作，延长工作时间，直到业务办结完后才下班；另一方面，将工作人员划分为秩序维护组、接待组、业务处理组、校对组、审核盖章组、服务引导组等，各组分工协作；同时，启用数字档案馆公共服务平台，推行用户远程登记、提交和预约业务信息，工作人员按流程规范化操作，使得业务处理时间大大缩短。  

应急预案启动后，出国翻译业务办理速度更快，由五个工作日缩短为一个工作日，当日即可取件，既满足了毕业生应急需求，又不影响普通档案用户业务办理，深得毕业生和档案用户的好评。