一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有重要参考价值和凭证作用；

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统；

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性；

4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括仪器设备申购材料、安装调试、开箱验收、运行维护等方面；

2.归档的重点是仪器设备项目(特别是价值20万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料；

3.本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

（三）不归档的文件材料

1.上级普发(非专指高校)、不办的文件；

2.未定稿的管理性文件材料；

3.未生效的合同、协议书；

4.重份文件、校内单位发来的文件；

5.无查考价值的一般性函件；

6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

（一）形成与积累

1.学校设备立项、申购、验收等对口管理部门是学校设备文件材料的形成与积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作；

2.从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备立项、申购、验收等对口管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案部门；

3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记；

4.建立设备档案分室的单位，其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学校档案部门移交案卷目录；

5.学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作；

6.学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确；

7.归档的文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；归档材料必须是原件，不是复印件，纸质材料字迹工整，格式规范，印章齐全，签字手续完备；

8.设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

（二）整理组卷

1.立卷原则

（1）按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，以方便查找利用为原则，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动；

（2）立卷组合一般应以问题（事由）为主，兼顾密级、保管期限、年度、机构等其它特征，使每一卷及各卷之间的排列结果体现和反映文件之间的有机联系，做到分类科学、分级适当、组卷合理、年度不混、保管期限准确；

（3）工作特殊文件和秘密文件须单独组卷，这类案卷应置于待移交案卷的末位；秘密文件的立卷归档应严格依照《中南大学涉密档案管理办法》执行，其案卷、卷内、移交目录等应于秘密机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交；

（4）专题性、成套性文件材料按专题、项目单独组卷，作为专题档案；

（5）每卷一般单面不超过120页，双面不超过200页。对同一问题文件数量多的，需分卷。当问题单一、文件数量少的，可组薄卷。

2.质量要求

（1）要去掉文件材料上的钉书针等金属物；

（2）所有归档文件材料须留有装订空间，页边距为：上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM；在装订线以外有字迹要进行加边，文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码，与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内，有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊；

（3）成套图样或印刷成册文件需包上封皮，填写封面内容，并用线绳装订好；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位；

（4）没有标题的文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间等；成册表格每页须有标题行，体现表格名称与表头；对较大的表格及图纸，要折叠成手风琴式A4纸大小，表名与图名、图签折在外面。

3.立卷步骤

（1）排列顺序

将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列；

综合管理性文件按问题、时间或重要程度排列，密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；

会议文件，按公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导讲话、讨论通过的文件、参加人员名册等顺序排列；

专题性、成套性文件材料按专题进展、实施阶段、结构等逻辑顺序进行排列。

（2）编写页号

纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后，每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字，均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码；各卷之间不连续编写页号（即每卷的起始号均为1开头）；

图样的页（张）号编写在右下角，或标题栏外右上方，成套图样或印刷成册文件已有页号的，不必重新编写页号。

（3）拟写案卷题名

例1：责任者＋关于＋问题＋文种（最常用的一种）一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式；

例2：责任者＋时间＋主题＋材料类型，设备采购合同等案卷标题多采用此形式。

（4）填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，涉密文件则手写录入）；

（5）打印相关表格。案卷目录一式二份，卷内文件目录一式三份，备考表一份，移交目录一式二份；

（6）填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。

（三）归档验收

1.设备管理部门的专(兼)职档案员，打印移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。移交目录和案卷经单位负责人审查后，再向档案部门归档，归档时双方签字，各持一份备查；

2.设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月，其它次年六月底以前。