一、归档范围的确定
（一）确定的原则
1.产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有重要参考价值和凭证作用；
2.归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统；
3.归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律。保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括产品综合管理、销售项目的计划准备、研制、试制与鉴定、规模生产等六个方面；
2.归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。
（三）不归档的文件材料
1.未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；
2.重份文件和重份图纸；
3.无查考价值和临时性、事务性文件；
4.未定稿的计划、制度；
5.未生效的合同、协议书。
（以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存本单位。）
二、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程
（一）形成与积累
1.产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成与积累工作；
2.工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料；
3.档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作；
4.归档的文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；归档材料必须是原件，不是复印件，纸质材料字迹工整，格式规范，印章齐全，签字手续完备；
5.归档材料一般归档一份(原件)，重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。
（二）整理组卷
1.立卷原则
（1）按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，以方便查找利用为原则，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动；
（2）立卷组合一般应以问题（事由）为主，兼顾密级、保管期限、年度、机构等其它特征，使每一卷及各卷之间的排列结果体现和反映文件之间的有机联系，做到分类科学、分级适当、组卷合理、年度不混、保管期限准确；
（3）工作特殊文件和秘密文件须单独组卷，这类案卷应置于待移交案卷的末位；秘密文件的立卷归档应严格依照《中南大学涉密档案管理办法》执行，其案卷、卷内、移交目录等应于秘密机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交；
（4）专题性、成套性文件材料按专题、项目单独组卷，作为专题档案；
（5）每卷单面不超过120页，双面不超过200页。对同一问题文件数量多的，需分卷。当问题单一、文件数量少的，可组薄卷。
2.质量要求
（1）要去掉文件材料上的钉书针等金属物；
（2）所有归档文件材料须留有装订空间，页边距为：上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM；在装订线以外有字迹要进行加边，文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码，与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内，有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊；
（3）成套图样或印刷成册文件需包上封皮，填写封面内容，并用线绳装订好；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位；
（4）没有标题的文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间等；成册表格每页须有标题行，体现表格名称与表头；对较大的表格及图纸，要折叠成手风琴式A4纸大小，表名与图名、图签折在外面。
3.立卷步骤
（1）排列顺序
反映整个产品项目关键材料（如项目请示、批复、重要会议材料等）应放在首卷，与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷；
综合管理性文件按问题、时间或重要程度排列，密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；
专题性、成套性文件材料按专题进展、实施阶段、结构等逻辑顺序进行排列。
（2）编写页号
纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后，每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字，均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码；各卷之间不连续编写页号（即每卷的起始号均为1开头）；
图样的页（张）号编写在右下角，或标题栏外右上方，成套图样或印刷成册文件已有页号的，不必重新编写页号。
（3）拟写案卷题名
例1：责任者＋关于＋问题＋文种（最常用的一种）一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式；
例2：责任者＋时间＋项目＋材料类别，产品项目的方案设计、技术方案、技术总结等案卷标题多采用此形式。
（4）填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，涉密文件则手写录入）；
（5）打印相关表格。案卷目录一式二份，卷内文件目录一式三份，备考表一份，移交目录一式二份；
（6）填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。
（三）归档验收
1.新产品在成型鉴定前，档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定投产工作；
2.在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向技术管理部门移交；
3.因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作；
4.技术管理部门应认真打印档案移交目录一式二份。连同案卷一起交档案部门清点后，双方在移交目录上签字盖章，各执一份，以备查用；
5.产品生产与科技开发类管理性材料，应在次年六月底前完成归档任务。
