一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的文字、图表等各种形式的会计资料，对学校和社会当前与长远具有重要参考价值和凭证作用；

2.财会档案必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，保证真实、完整、可用、安全，有利于财会档案的开发利用。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申请表、工资清册、有关经济合同等方面；

2.归档的重点是学校经济业务事项中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

（三）不归档文件材料

1.上级有关财务的普发性(非专指高校)不办的文件；

2.未定稿的文件；

3.重份文件和无查考利用价值的一般性、临时性文件；

4.未生效的合同、协议、单据；

5.校内其他单位发来的文件；

以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存。

二、部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1.本部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体文件材料；本部门档案员要熟悉、掌握本部门各科室的工作职能、主要工作内容。

2.本部门档案员在平时工作中，按本部门归档范围与保管期限表，对本部门产生的文件材料进行分门别类地收集与积累，并定期进行整理。

3.归档的文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；归档材料必须是原件，不是复印件，纸质材料字迹工整，格式规范，印章齐全，签字手续完备。

（二）整理立卷

1.立卷原则

（1）遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷；

（2）学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷；

（3）工作特殊文件和秘密文件须单独组卷，这类案卷应置于待移交案卷的末位；秘密文件的案卷、卷内、移交目录等应于秘密机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交；。

（4）专题性、成套性文件材料按专题、项目单独组卷，作为专题档案。

（5）综合性文件材料每卷单面不超过120页，双面不超过200页。对同一问题文件数量多的，需分卷。当问题单一、文件数量少的，可组薄卷；

（6）财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，厚度不超过2cm为宜；

2.质量要求

（1）要去掉文件材料上的订书钉等金属物 ；

（2）所有归档文件材料须留有装订空间，页边距为：上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM；在装订线以外有字迹要进行加边，文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码，与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内，有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊。

（3）成套图样或印刷成册文件需包上封皮，填写封面内容，并用线绳装订好；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。

（4）没有标题的文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间等；成册表格每页须有标题行，体现表格名称与表头；对较大的表格及图纸，要折叠成手风琴式A4纸大小，表名与图名、图签折在外面。

3.立卷步骤

（1）排列顺序

综合管理性文件按问题、时间或重要程度排列，密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；

专题性、成套性文件材料按专题、阶段、结构等分别组卷；

按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起组卷；

对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债权债务为止。

（2）编写页号

纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后，每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字，均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码；各卷之间不连续编写页号（即每卷的起始号均为1开头）。

图样的页（张）号编写在右下角，或标题栏外右上方，成套图样或印刷成册文件已有页号的，不必重新编写页号；

（3）案卷题名要确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称。

（4）填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，涉密文件则手写录入）。

（5）打印相关表格：案卷目录一式二份、卷内文件目录一式三份、备考表、移交目录一式二份 。

（6）填写卷内备考表，备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。

4.归档验收

（1）归档时间：综合性管理文件应在当年6月30日前完成前一年度文件材料的归档；当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门保管三年，期满后的次年11月底前向档案馆移交；对于形成初期利用频繁的档案，经档案馆同意后可适当延长归档期限。

（2）移交财会档案，交接双方必须当面验收归档案卷是否完整、系统、准确，卷内文件排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆不予接收，并要求限期整改后归档；

（3）学校档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任；

（4）档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。

（三）会计档案销毁

1.由学校档案馆会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，并组织审计、纪检监察部门共同参加监销；

2.根据国家有关档案保管期限的规定，档案馆会同有关职能部门组成档案鉴定小组，对被鉴定的销毁档案，逐卷逐件地进行审查，准确地判定和提出存毁意见；

3.经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，档案馆负责人、财务部负责人、档案馆经办人、财务部经办人需在档案销毁清册上签署意见。由档案鉴定小组将档案鉴定工作情况形成报告，连同档案销毁清册，报请主管校领导审批后，方可实施销毁；

4.档案鉴定小组指定两个以上监销人员，根据档案销毁清册认真核对，待确认无误后方可在指定地点销毁，并在销毁清册上签名。