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关于做好2016年度文件材料立卷归档工作的通知

2016年04月05日 10:47 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

各二级单位、立卷部门:

按照《中南大学档案管理办法》的规定要求,为切实做好2015年度文件材料立卷归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

凡本单位在2015年1月1日至12月31日工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料,各立卷部门归档范围详见档案馆网站“业务指导—归档范围”栏。

二、归档要求

1、各单位立卷归档的具体要求参见《中南大学文件材料立卷归档工作规范》中大档字〔2011〕3号文件、《中南大学电子文件归档管理办法》中大档字(2011)4号文件。

2、各单位关于涉密文件材料(包括文书、科研等材料)的立卷归档要求:

①涉密文件材料组卷与数据处理不通过档案管理系统,必须采取独立组卷,独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录,禁止与公开文件混合;其纸质文档请在案卷封面右上方标明密级与保密期限。

②案卷目录、卷内文件目录、移交目录请参照档案馆网站“表格下载”栏里相应的表格格式,于专用的涉密计算机上录入、编制好相应的目录数据;如单位无涉密计算机,则请下载打印好空白表格,手写录入相关数据。

3、各单位档案员具体负责做好本单位文件材料的立卷与移交归档工作,档案员有更换的部门须及时向档案馆报送《二级单位档案员变更申请表》(档案馆网站“下载专区—表格下载”)。

三、归档方式

立卷归档流程和归档方式与2015年相同,通过使用中南大学档案管理系统录入、打印并提交目录。

1.各单位档案员将文件材料汇总集中后进行分类预立卷,再编写页号、计算机录入案卷和卷内目录(对立卷有疑问的,可申请档案馆工作人员上门检查预立卷合格后再进行)。

2.数据录入完成后,申请数据审核(电话或QQ告知档案馆工作人员),待档案馆审核之后,再打印目录。档案馆在接收纸质档案的同时接收电子数据。

3.档案管理系统操作说明与流程详见附件1。

四、归档时间6月30日以前。

五、文件材料立卷归档部门档案员业务培训

2016年新担任单位档案员的老师必须参加统一培训,续任的档案员可按自己的需要安排是否参加统一培训,二级单位档案员统一培训安排详见附件2。

六、联系方式

1、各立卷部门立卷归档与业务指导的联系人与电话详见附件3。

2、立卷归档工作QQ群:112595852,中南档案群CSU(群名)。

附件1、中南大学文件材料立卷归档管理系统操作流程

附件2、2016年二级单位文件材料立卷归档培训安排表

附件3、档案馆关于二级单位立卷归档业务指导的分工表(2016年)

中南大学档案馆

2016年4月5日

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