各机关部门、直附属单位：
根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年3月1日起施行）、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《中南大学档案管理办法》等精神，为切实做好我校2025年度文件材料的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.各单位在2025年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。各单位归档范围具体参见档案馆（校史馆）网站首页“业务指导——归档范围——中南大学部门立卷归档范围”https://dag.csu.edu.cn/ywzd/gdfw.htm
2.各单位2026年以前产生的“应归未归”的档案材料。
二、归档要求
1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作，各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的督促与检查。档案员要切实履行职责，做好本单位档案的收集、整理与移交归档工作，保证归档文件完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。特别是近年因特殊原因未按期归档的单位务必抓实本单位文件材料立卷归档工作，不得再延时归档。
2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并后或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。
3.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料与纸质文件材料的同步归档。
4.各单位涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）的立卷归档要求参照《中南大学涉密档案管理办法》，独立组卷，独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录，严禁与公开文件材料混合。相关目录参照档案馆（校史馆）网站首页“下载专区”栏相应的表格，在涉密计算机上录入或下载打印空白表格后手写录入。
三、归档流程
立卷归档方式和系统操作流程详见附件1《中南大学文件材料立卷归档指南》、附件2《中南大学文件材料立卷归档系统操作流程》。
1．各单位档案员将文件材料收集后进行分类和预立卷，经档案馆（校史馆）业务指导联系人确认分类和预立卷无误后再分卷编写页号及进行“档案管理系统”案卷和卷内信息的录入等。
2．“档案管理系统”信息录入完成后申请审核，审核通过之后再打印相关目录；档案馆（校史馆）在接收实体档案的同时检查、接收“档案管理系统”数据。
四、文件材料立卷归档部门档案员业务培训
2026年业务培训采取一对一针对性的培训方式，业务培训与指导视立卷单位需求可在档案馆（校史馆）进行、也可在各立卷单位进行。各单位档案员老师联系档案馆（校史馆）业务指导联系人约定培训地点与时间。
五、归档时间
请各单位于2026年6月30日前完成2025年度文件材料的归档移交工作。
六、联系方式
1.各单位立卷归档业务指导联系人与电话详见附件3。
2.立卷归档工作QQ群：112595852（中南档案群CSU）。
附件：1.《中南大学文件材料立卷归档指南》
2.《中南大学文件材料立卷归档系统操作流程》
3.《立卷归档业务指导联系人与电话》
档案馆（校史馆）
2026年3月16日
