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本科生成绩立卷归档说明

2015年05月07日 15:23 作者:[]  来源:[网上投稿]  浏览:[]

本科生成绩立卷归档细则

学生成绩表是高校档案重要组成部分,根据教育部《高等学校档案管理办法》第十六条:“高等学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。学校各部门档案员应当按照归档要求,组织本部门有关人员及时整理档案和立卷。立卷人整理组卷、编制页号和卷内目录,交本部门档案员检查合格后,向高校档案机构移交。”为了进一步落实高校档案管理办法,做好本科生成绩表的归档工作,特制定如下规定:

一、确认档案员信息 

1、确认本科生成绩归档的档案员; 

2、报送档案员信息,如姓名、工号、学院、管理档案类别等; 

3、经系统授权后,各学院档案员可以登陆档案系统进行组卷工作。 

二、档案员工作内容 

1、归档内容为当年本科毕业生的成绩单; 

2、在教务管理系统中,用A3纸打印每个学生的成绩单,并盖章(制表人章、审核人章和学院章); 

3、将纸质成绩单组卷,用铅笔在右下方注明页号; 

4、在档案管理系统中,进行网上组卷,具体操作见“本科生成绩归档系统操作步骤”; 

5、档案馆审核通过后,在档案管理系统“报表打印”处,打印案卷目录、卷内目录、卷内备考表;档案员“确认移交”后打印移交目录并签字; 

6、向档案馆移交纸质材料,办理移交手续。 

三、操作注意事项 

1、报表打印:卷内备考表一式1份,签字后放入案卷最后一页(检查人是主管领导签字);案卷目录一式2份、卷内目录一式2份,档案馆、学院各留存1份;移交目录一式3份,学院和档案馆签字后,档案馆留存2份,学院留存1份。

2、档案组卷:档案员进行组卷时,首先按照毕业学生人数和专业班级情况,确定案卷数量。原则上相同专业的尽量组为一卷,每卷页数原则上不超过120页。页码标注从卷内目录做为第一页开始标起,卷内材料的金属物需要拆掉。

案卷由卷内目录、成绩单、卷内备考表三部分组成。案卷只需用夹子固定,由档案馆整理后装订。 

3、纸质成绩的顺序与内容要与系统里显示的一致,请各档案员仔细核对。

4、相关字段说明:归档年度填写学生毕业年度,即成绩单最终形成的年度;保管期限为永久;密级为内部。

5、其它事项:凡是办理入学手续并有课程成绩的学生,无论是否正常毕业,其成绩必须存档,非正常毕业的学生,可在卷内条目信息中学生姓名后加括号标注。(具体操作方法和步骤见附录)

四、联系方式及归档时间 

1、联系人:程丹,刘华英;联系电话:88876763; 

2、归档截止时间:当年9月30日前。 

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