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中南大学财会类档案归档细则

2015年05月08日 11:22 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。  

2.归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。  

3.归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。  

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。  

2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。  

(三)不归档文件材料

1.上级有关财务的普发性(非专指高校)不办的文件;  

2.未定稿的文件;  

3.重份文件及校内其他单位发来的文件;  

4.未生效的合同、协议、单据;  

5.无查考利用价值的一般性、临时性文件;  

6.与校外单位交换来的材料(可作资料保存)。  

二、财会文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校财会部门领导,在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成与积累财会材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。  

2.财会部门的专(兼)职档案员,既要做好平时综合管理文件材料的收集、积累、管理工作,又要督促会计承办人员,做好平时业务材料的收集、积累工作,注意文件材料的完整、系统、准确。  

3.学校档案馆应了解会计业务,监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。  

(二)整理组卷

1.学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位,均为一个立卷部门,分工归口立卷。  

2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册,向学校档案部门移交。  

3.遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。  

4.按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。  

5.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷一般双面不超过200页,单面不超过120页,厚度2cm为宜。  

6.案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明,确切地反映卷内材料内容,包括责任者,内容和文件类型、名称,要用碳素墨水钢笔、中性笔书写或者用计算机打印,字迹工整、清晰。  

7.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由档案部门保管到结清债权债务为止。  

8.编写页号,每卷页号均从1开始,编写在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。定期、永久保管的案卷,要打印卷内目录。  

9.卷内文件材料要去掉金属物,对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。  

10.案卷采用三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。  

11.卷内备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移交、损毁等需要说明的情况。  

(三)归档验收

1.当年产生的会计材料,立卷部门应于次年四月底以前整理组卷,请档案馆进行审查。  

2.财会部门移交财会档案时间:当年财会档案,在会计年度终后可暂由财会部门保管3~5年,期满后的次年六月底前向档案馆移交。  

3.财务处的综合性管理文件按年度于次年六月底前,由专(兼)职档案员整理组卷,向档案馆移交归档。  

4.移交财会档案时,要编制移交目录一式二份以便存查。交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,档案馆有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。  

5.学校档案馆接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。  

6.档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。  

三、财会类档案归档范围和保管期限

 

CK11综合

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

上级有关财务会计工作针对本校的重要文件材料及授奖情况 

(牌、匾、证书及表彰决议、通报等)   

永久   

2   

上级有关财务会计工作针对本校的一般文件材料   

30年   

3   

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件   

30年   

4   

会计移交清册   

15年   

5   

财会档案移交保管清册   

永久   

6   

财会档案销毁清册   

永久   

7   

涉及未清理债权、债务以及产权变动的重要合同文件   

永久   

8   

本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和特殊载体档案材料   

永久   

 

CK12会计报表

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

决算报表(含基建综合决算)   

永久   

2   

年度以上规划表、预算分配计划、测算表   

10年   

3   

年度以上各种统计报表(含工资报表)   

10年   

4   

季度以下各种计划、统计报表   

5年   

5   

单位资金余额表、银行存款余额表   

15年   

CK13会计帐簿

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

总账、明细账   

15年   

2   

日记帐(现金、银行存款日记账)   

25年   

CK14会计凭证

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

学校基金各种原始凭证、记账凭证   

15年   

2   

银行存款余额调节表、银行对账单、银行对账单汇总审签表   

15年   

3   

涉及债权、债务及未了事项的凭证,抽出单独立卷保管至事项完结为止   

CK15工资清册

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

工资发放名册   

永久   

2   

工资转移、证明、通知存根   

永久   

3   

各种奖金、奖学金、国家助学贷款、助学金名册等   

15年   

CK16其他

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

各种财务数据(账簿、报表、工资等)电子版   

永久   

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