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中南大学产品生产与科技开发类档案归档细则

2015年05月08日 11:21 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。   

2.归档的产品生产与科技开发文件材料,必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程,保证完整、准确、系统。   

3.归档的产品生产与科技开发文件材料,必须遵循自然形成规律。保持其有机联系,必须与实物一致并且有成套性。   

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。   

2.归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料,业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。   

(三)不归档的文件材料   

1.未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额;   

2.重份文件和重份图纸;   

3.无查考价值和临时性、事务性文件;   

4.未定稿的计划、制度;   

5.未生效的合同、协议书。   

二、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累   

1.产品生产与科技开发单位接受任务后,应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务,并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成与积累工作。   

2.工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。   

3.档案部门应深入工厂、公司,了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。   

4.归档材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式,图纸签字手续完备。   

5.归档材料一般归档一份(原件),重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。   

(二)整理组卷

1.产品鉴定或定型后,产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系,整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后,再送交校档案部门。   

2.根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,将每个产品项目组成一卷或多卷,反映整个产品项目关键材料放在首卷,底图单独存放。   

3.若一个项目文件材料较少时,应将文字材料在前,蓝图在后进行组卷,底图单独存放。   

4.与各产品项目关系密切的管理性文件,应列入产品项目类中组卷。   

5.底图、蓝图的格式和编号,必须符合国家标准。配套图必须附有目录。   

6.幅面大于卷盒的文件材料以及图纸,按4号图纸规格折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放,严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。   

7.卷内文件材料应按正件在前,附件在后排列。   

8.对组好卷的技术文件材料进行逐页编号,每卷页号从1开始,无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料,每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记章,并逐项填写。   

9.打印卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之上,备考表放在卷内材料尾页之后。   

10.对蓝图、底图等不装订的文件材料,要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。   

11.产品技术负责人应填写归档说明书,归档说明书应放在产品项目内首卷卷内目录之前。   

12.案卷标题应简明、准确。   

13.产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见,经技术管理部门同意后确定。   

14.产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保管。   

15.和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷,专柜保管,档号应与有关文字材料卷一致。   

 

(三)归档验收

1.新产品在成型鉴定前,档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查,并出具证明材料。没有档案部门的证明材料,不能进行鉴定投产工作。   

2.在产品定型鉴定(或验收)后两个月内,应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料,由各有关部门按年度向技术管理部门移交。   

3.因某种原因工作中断的产品,应在中断后两个月内完成立卷归档工作。   

4.技术管理部门应认真打印档案移交目录一式二份。连同案卷一起交档案部门清点后,双方在移交目录上签字盖章,各执一份,以备查用。   

5.管理性材料,应在次年六月底前完成归档任务。   

三、产品生产与科技开发档案归档范围和保管期限

CP11综合

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

上级关于产品生产与科技开发管理针对本校的重要文件及授奖情况  

(牌、匾、证书及表彰决议、通报等)    

永久    

2    

上级关于产品生产与科技开发管理针对本校的一般文件    

30年    

3    

本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度等文件    

永久    

4    

产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示、年度工作计划、总结    

30年    

5    

产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料    

30年    

6    

产品生产与科技开发统计报表    

永久    

7    

有关产品生产与科技开发的重要会议、重大活动形成的主要材料和特殊载体档案    

永久    

CP12产品项目

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

产品用户清册    

30年    

2    

产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录    

30年    

3    

产品用户交验协议    

10年    

4    

任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、 

上级指示批文  

30年    

5    

总体方案设计材料    

30年    

6    

全套设计定型图纸    

30年    

7    

技术设计说明、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告    

30年    

8    

通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录    

30年    

9    

阶段性技术总结、产品设计工作总结,设计定型报告及批复    

30年    

10    

产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等    

30年    

11    

试验大纲、试验记录及试验工作总结    

30年    

12    

鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证    

30年    

13    

试验规程和记录、样机底片、照片等    

30年    

14    

获奖材料、专利材料    

永久    

15    

有关产品的论文、专著    

30年    

16    

生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划    

30年    

17    

全套工艺定型图纸、技术条件说明书    

永久    

18    

工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等 

全部工艺文件材料 

永久    

19    

产品成本核算的有关材料    

30年    

20    

生产定型报告及批复    

30年    

21    

重大质量事故分析,重要联席会议纪要    

30年    

22    

各种更改单及技术通知单    

30年    

23    

生产工作总结报告、技术工作总结报告    

30年    

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