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中南大学基建类档案归档细则

2015年05月08日 11:11 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。   

2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。   

3.归档的基建文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。   

(二)归档的主要内容和重点

1.归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。   

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。   

(三)不归档的文件材料

1.上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件;   

2.正式施工前的草图,未定型图纸;   

3.重份文件和重份图纸;   

4.无查考价值的临时性、事务性文件。   

二、基建文件材料的部门立卷与归档流程

 

(一)形成与积累

1.学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。   

2.基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成与积累基建文件材料的任务。   

3.基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。   

4.基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。   

5.学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。   

6.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。   

7.学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。   

8.使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。   

9.归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。   

10.归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。   

11.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、   

审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。   

12.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。   

13.学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。   

(二)整理组卷

1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门分管基建档案材料工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。   

2.根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。   

3.文字材料的排列:正件在前,附件在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。   

4.拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。   

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。   

6.无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以件为单元,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。   

7.打印卷内目录和备考表。   

8.确定保管期限。   

9.草拟案卷封面各栏目,经档案部门审查后填写案卷封面。   

10.工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。   

(三)归档验收

1.基建项目在验收前,档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收。   

2.学校档案部门应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。   

3.基建项目在验收后三个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料,并在基建档案资料归档说明书上签署意见。   

4.学校基建部门应从基建总投资中扣留5%,作为基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后发还。   

5.打印基建档案资料移交目录,一式两份,连同案卷经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。   

三、基建类档案归档范围和保管期限

 

JJ11综合

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

上级有关基建工作针对本校的重要文件及授奖情况  

(牌、匾、证书及表彰决议、通报等)    

永久    

2    

上级有关基建工作针对本校的一般文件    

30年    

3    

基建工作规章制度、管理办法、工作计划、总结、简报    

30年    

4    

基建工作统计报表    

永久    

5    

全校性总体规划、基建工作总体规划、设计总平面图,全校土地范围红线图、  

地界图、规划许可证    

永久    

6    

全校水、电、气管道分布图    

永久    

7    

地质勘探、地形测量材料    

永久    

8    

征用土地批准文件、房屋拆迁档案资料及补偿等凭证材料    

永久    

9    

房屋产权、土地使用及变更的文字材料    

永久    

10    

校园建设和职工福利事业:教学、科研基本建设、附属公共设施、福利事业 

的重要声像材料  

永久    

11    

建设项目可行性研究报告及建筑许可证、施工许可证、审批文件等    

永久    

12    

招标、投标文件材料、答疑及评标文件材料、中标通知单    

永久    

13    

建设单位与工程勘测、设计、监理、施工等单位签订的合同书    

永久    

14    

工程地质勘察报告    

永久    

15    

工程概、预算、决算和工程审计文件    

永久    

16    

小区建设、成片开发、厂区建设等大型项目需编制的市政道路、排水、绿化、亮化  

及各种地下管线工程竣工档案。所有工程完成后,编制建设项目布局竣工总平面图    

永久    

17    

工程建设录音、录相、照片、光盘等声像档案    

永久    

18    

环保审批文件、消防审批文件    

永久    

19    

本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和特殊载体档案材料    

永久    

 

JJ12建筑与结构

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

单位(子单位)工程质量竣工验收文件材料    

永久    

2    

图纸会审(技术交底)记录    

10年    

3    

施工图设计审查文件、施工组织设计(方案)及审批表    

30年    

4    

施工技术交底记录    

10年    

5    

工程开工/复工报审表    

30年    

6    

设计变更、洽商记录及工程变更单    

永久    

7    

工程定位测量放线、建筑物沉降、变形观测记录、建筑物垂直度、标高观测测量 

记录、测量定位记录平面图    

永久    

8    

原材料材质汇总表、出厂质量证明、见证取样送检书、现场抽样试验报告    

永久    

9    

天然地基(土方开挖)工程质量验收记录、地基触探试验记录、土壤实验    

永久    

10    

基桩相关文件材料、其他隐蔽工程验收记录、混凝土记录、大型构件吊装记录    

永久    

11    

新材料工艺施工记录    

30年    

12    

工程竣工验收报告及全部竣工图纸    

永久    

 

JJ13给排水与采暖工程

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

图纸会审(技术交底)记录    

10年    

2    

施工组织设计(方案)及审批表    

30年    

3    

工程开工/复工报审表    

30年    

4    

施工技术交底记录    

10年    

5    

设计变更、洽商记录及工程变更单    

永久    

6    

材料、配件进场验收记录;出厂质量证明书、见证取样送检书、现场抽样试验报告 

30年    

7    

管道强度、严密性试验及监督抽查记录    

10年    

8    

系统清洗、灌水、通水、通球及监督抽查记录    

10年    

9    

质监站检测报告    

永久    

10    

施工工艺操作检查记录    

30年    

11    

建筑设备安装工程隐蔽验收记录    

永久    

12    

单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录    

永久    

13    

资料核查、工程观感记录    

30年    

14    

分部、分项、检验批工程质量验收记录    

永久    

15    

工程质量事故调查处理资料    

永久    

16    

照片、声像档案    

永久    

 

JJ14电器设备安装工程

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

图纸会审(技术交底)记录    

10年    

2    

施工组织设计(方案)及审批表    

30年    

3    

施工技术交底记录    

10年    

4    

工程开工/复工报审表    

30年    

5    

设计变更、洽商记录及工程变更单    

永久    

6    

材料、配件、设备进场验收记录,见证取样送检书、出厂质量证明书及  

现场抽样试验报告    

永久    

7    

电器设备安装调试记录    

10年    

8    

电器设备绝缘电阻测试记录    

10年    

9    

防雷及电器设备接地电阻测试验收记录    

10年    

10    

质监站检测报告    

永久    

11    

施工工艺操作检查记录    

30年    

12    

建筑设备安装工程隐蔽验收记录    

永久    

13    

工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录    

永久    

14    

资料核查、工程观感记录    

30年    

15    

分部工程质量验收记录    

永久    

16    

施工现场质量管理检查记录    

30年    

17    

工程质量事故及事故调查处理资料    

永久    

18    

照片、声像档案    

永久    

 

JJ15通风空调工程

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

图纸会审(技术交底)记录    

10年    

2    

施工组织设计(方案)及审批表    

30年    

3    

施工技术交底记录    

10年    

4    

工程开工/复工报审表    

30年    

5    

设计变更、洽商记录及工程变更单    

永久    

6    

材料、配件、设备进场验收记录,见证取样送检书、出厂质量证明书  

及现场抽样试验报告    

30年    

7    

制冷、空调水管强度、严密性试验记录    

10年    

8    

工程设备、风管系统、管道系统安装及验收记录    

30年    

9    

设备单机试车记录    

30年    

10    

系统联合试运转记录    

永久    

11    

制冷设备运行调试记录    

30年    

12    

空气净化系统检测记录    

30年    

13    

施工工艺操作检查记录    

永久    

14    

建筑设备安装工程隐蔽验收记录    

永久    

15    

工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录    

永久    

16    

资料核查、工程观感记录    

30年    

17    

分部、分项工程,检验批质量工程验收记录    

永久    

18    

施工现场质量管理检查记录    

永久    

19    

工程质量事故及事故调查处理资料    

永久    

20    

照片、声像档案    

永久    

 

JJ16其他工程

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

其他工程文件材料(如:道路建设、运动场、绿化等)    

30年    

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