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中南大学教学类档案归档细则

2015年05月08日 11:10 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。  

2.归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。  

3.归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。  

(二)归档的主要内容和重点  

1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。  

2.归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。  

(三)不归档的文件材料  

1.上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;  

2.上级有关教学的未定稿的文件;  

3.重份文件;  

4.无查考利用价值的事务性临时性文件;  

5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;  

6.校内其他单位发来的文件;  

7.与校外单位交换来的材料。  

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。  

二、教学文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成与积累  

1.每年新学年开始后,教务部门在部署新学年工作时,同时向本部门的专(兼)职档案人员和各院、系(所)教学秘书布置形成与积累教学文件材料的任务。  

2.教务部门向各院、系(所)发放各种教学文件材料表格,学籍登记表(卡),积累用卷宗(袋)等。  

3.教务部门专(兼)职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。  

4.档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。  

5.归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。  

(二)整理组卷

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案馆归档。  

2.根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷双面不超过200页,单面不超过120页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。  

3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、定期顺序排列。  

4.卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;批复在前,请示在后的要求排列。  

5.卷内材料一律拆掉金属物,对破损的文件材料应进行修补。  

6.凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。  

7.各种材料大小可采用16开型,也可采用国际标准A4型,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。  

8.文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号。  

9.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者,应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。  

10.打印案卷目录、卷内目录及备考表。  

11.文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆确定。  

12.案卷标题要简短、准确。  

(三)归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。  

2.移交时打印移交目录。移交目录一式两分,双方各执一份。  

3.教学综合管理文件次年六月底前归档,入学登记表、本科毕业生成绩在毕业当年的九月底以前归档,新生录取名册在完结后二个月内归档,研究生论文及相关材料的归档:上半年毕业的在当年的九月底以前归档,下半年毕业的在次年的三月底以前归档。  

三、教学类档案归档范围和保管期限

教学类档案归档范围和保管期限见下表,其中:本科生成绩、学生入学登记表、毕业生登记表、研究生论文、研究生成绩及答辩相关材料由二级学院归档,其他教学类档案由相应的职能部门归档。  

JX11综合

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

上级有关招生、教学、学位、实验室建设及学科建设工作针对本校的重要文件 

及授奖情况(牌、匾、证及表彰决议、通报等)   

永久   

2   

上级有关招生、教学、学位、实验室建设及学科建设工作针对本校的一般文件   

30年   

3   

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法   

永久   

4   

各类教学规章制度、管理办法和条例;工作计划、总结、调研报告、简报   

永久   

5   

有关招生、就业等方面的政策、计划、指标、办法   

永久   

6   

有关人才培养方案、专业和课程建设的相关文件材料   

30年   

7   

非学历专业学位研究生教育、非学历教育的培训班、研究生课程进修班人员 

名单及有关材料   

永久   

8   

教学工作的各种统计报表   

永久   

9   

教学检查、评估材料   

30年   

10   

获省部级以上教学成果奖的教改项目有关材料   

30年   

11   

参与国家“985、211工程”建设、精品课程建设的所有材料,国务院学科评议 

组成员名单、照片及全文材料   

永久   

12   

学校有关教学工作的各种重要会议和举办重大活动形成的主要文件和特殊载 

体档案材料   

永久   

 

JX12学科与实验室建设

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

上级有关学科专业设置及实验室建设针对本校的重要文件材料   

永久   

2   

上级有关学科专业设置及实验室建设针对本校的一般文件材料   

30年   

3   

学科专业、实验室论证、评估、申报、审批材料   

永久   

4   

学科专业、实验室建设规划、简报、总结材料   

30年   

5   

博士点、硕士点评估,专业学位评估,实验室论证、评估、申报、审批材料   

永久   

6   

重点学科专业、实验室建设材料及统计报表   

永久   

7   

国家级重大项目有关材料   

永久   

 

JX13招生

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

招生计划、招生简章、招生工作总结、请示、批复等   

30年   

2   

招生统计报表及重要上报材料   

永久   

3   

新生录取审批名册   

永久   

4   

推荐免试、硕博连读研究生名单及有关材料   

永久   

5   

研究生入学试题   

30年   

6   

研究生指导教师名册   

30年   

 

JX14学籍管理

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

新生入学登记表、当年在校学生人数统计表(文本、电子版同时归档)   

永久   

2   

在校学生名册、学生成绩总册、研究生成绩单   

永久   

3   

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)   

永久   

4   

学生奖励材料   

30年   

5   

学生处分材料   

30年   

6   

国内外校际交流学生名单及有关材料   

永久   

 

JX15课堂教学与教学实践

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

各专业教学计划、培养方案、各门课程教学大纲   

永久   

2   

校历表、课程一览表、实验项目一览表   

30年   

3   

教学实习、生产实习、社会调查、社会实践实习的计划和总结   

10年   

4   

获国家级、省部级精品课程或优秀课程、重点建设课程的有关材料   

30年   

5   

获校级精品课程或优秀课程、重点建设课程的有关材料   

10年   

6   

国家级、省部级教学改革项目申请、中期检查、结题等有关材料   

30年   

7   

教学检查、评估有关文件及声像材料(自存2年后转校档案馆)   

30年   

8   

教学质量优秀奖评奖办法、结果与记录   

10年   

9   

学生参加全国性各类学习竞赛活动和文化素质教育的有关材料   

30年   

 

JX16学位

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

学位委员会授予各层次学位清册(文本及电子版同时归档)   

永久   

2   

博士、硕士研究生学位评审材料(归口审批)   

永久   

3   

博士、硕士研究生学位论文(归口审批)   

30年   

4   

获国家优秀博士论文人员名单及有关材料   

永久   

5   

校学位评定委员会重要会议记录、纪要   

30年   

6   

校学位评定委员会换届人员名单   

永久   

7   

本科毕业论文一览表、优秀毕业论文集   

30年   

 

JX17毕业

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

毕业生及结业生名册(电子注册号、学位证书编号)、毕业生登记表   

永久   

2   

毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料   

30年   

3   

毕业生工作计划、总结、报告、请示、批复等   

30年   

4   

就业信息名册   

30年   

 

 

JX18教材

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

各专业使用教材目录   

30年   

2   

评选优秀教材的有关材料及获奖名单   

30年   

3   

教材建设、双语教学、重要多媒体课件制作有关材料   

10年   

 

附录:存院、系教学类档案

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

本科生的毕业论文(包括文本和电子版)、答辩材料、毕业证及 

派遣证领取签收存根册   

30年   

2   

课堂教学材料、课程进度表、各门课程教学大纲   

10年   

3   

教师任课安排、教案、自编(主编)教学指导书、实习指导书和习题集及 

其他有保存价值的自编参考资料   

30年   

4   

优秀实习报告   

30年   

5   

本专业教学检查、调查材料及总结   

30年   

6   

教师工作量核算、登记材料   

30年   

7   

各系、科、专业课程试题库   

30年   

8   

典型教案、重要备课记录   

30年   

9   

与本单位或个人签订的合同、协定、协议书等重要文件材料   

30年   

10   

各类培训班(三个月以上)学员名册   

10年   

11   

与本单位或个人签订的合同、协定、协议书等一般文件材料   

10年   

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