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中南大学科研类档案归档细则

2015年05月08日 11:10 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。  

2.归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。  

3.归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。  

4.几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。  

5.与国外合作的研究课题,经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。  

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。  

2.归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。  

3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。  

(三)不归档的文件材料

1.上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件;  

2.上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;  

3.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;  

4.重份文件;  

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;  

6.非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件;  

7.校内其他单位发来的文件;  

8.与校外单位交换来的材料。  

二、科研文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成与积累

1.课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。  

2.学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成与积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。  

3.档案部门应深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。  

4.归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一,图样清晰,签字手续完备。  

5.科研管理性文件材料归档一份,科研报告底稿一份,复制稿一份,原始资料全部。  

(二)整理组卷

1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成与积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。  

2.根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。  

3.内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;批复在前,请示在后。  

4.拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。  

5.科研管理部分的文件材料,按党、政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料,以件为单元,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记,并逐项填写。  

6.课题组组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。  

7.打印卷内目录、备考表和案卷封面。  

8.课题组长填写归档说明书,放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。  

(三)归档验收

1.科研管理部门负责管理性文件归档,各课题组直接向档案部门归档。  

2.归档时间:研究课题在鉴定验收后两个月内归档;  

暂不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档;科研管理部门的管理性文件材料、科研综合材料于次年五月底前归档。  

3.重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。  

4.归档时档案部门应进行审查、验收、并在成果登记表上签署意见,加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者,学校档案部门拒绝出具证明,科研管理部门不得申报成果。  

5.课题组打印科研档案移交目录一式两份,连同案卷向档案部门移交,然后经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。  

三、科研类档案归档范围和保管期限

KY11综合

(一)科研

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

上级有关科研工作针对本校的重要文件及授奖情况 

(牌、匾、证书及表彰决议、通报等)   

永久   

2   

上级有关科研工作针对本校的一般文件   

30年   

3   

本校科研工作的重要决定、工作计划、总结   

永久   

4   

调查报告及有关规章制度   

30年   

5   

全校科研工作会议纪要、会议文件   

30年   

6   

科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料   

30年   

7   

科研课题、项目经费的申报和批复材料   

30年   

8   

科研工作各类统计报表   

永久   

9   

科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料   

永久   

10   

科研成果汇编   

永久   

11   

本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和特殊载体档案材料   

永久   

(二)科协

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

上级关于科协工作的针对本校的重要文件   

永久   

2   

上级关于科协工作的针对本校的一般文件   

30年   

3   

科协工作计划、总结、报告、请示与批复   

30年   

4   

科协工作有关统计报表   

永久   

5   

挂靠在本校省级以上各专业学会、协会组织学术活动的计划、总结及各专业学科 

开展学术讨论经验交流有关材料   

30年   

 

KY12专利

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

各类专利申请书、专利证书(集体获奖的交原件,个人获奖的交扫描件)   

永久   

 

 

 

 

 

KY13获奖证书

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

省部级以上科研成果获奖材料包括奖状、奖章、证书等(集体获奖的交原件, 

个人获奖的交扫描件)   

永久   

 

KY14科研项目

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

国家级项目、省部级项目100万元以上的任务书、合同、协议书   

永久   

2   

课题工作总结   

30年   

3   

开题报告与课题调研论证材料   

30年   

4   

专家评审意见   

永久   

5   

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)   

30年   

6   

鉴定证书   

永久   

7   

推广应用意见   

30年?   

8   

科研成果登记表、报告表   

永久   

9   

科研成果奖励申报与审批材料   

永久   

 

KY15推广应用

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

转让合同、协议书   

永久   

2   

生产定型鉴定材料   

永久   

3   

推广应用方案及实施情况   

30年   

4   

扩大试生产的设计文件、工艺文件   

30年   

5   

成果宣传报导材料   

10年   

6   

成果被引用或投产后反馈意见   

10年   

 

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