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中南大学特殊载体档案归档细则

2015年05月08日 11:09 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

一、归档范围的确定

(一)确定的原则  

1.学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的特殊载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。  

2.归档的特殊载体材料必须反映特殊载体制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。  

3.归档的特殊载体材料必须遵循其自然形成规律,保持特殊载体与纸质载体、不同特殊载体之间的自然联系,注意其成套性特点。  

(二)归档的主要内容和重点  

1.归档的主要内容包括综合管理、制作工作和特殊载体材料三个方面。  

2.归档的重点是本校各项活动中直接形成的特殊载体材料,尤其是特殊载体材料的原件。  

(三)不归档的文件材料  

1.不能反映本校工作、活动的特殊载体材料;  

2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料;  

3.重份特殊载体材料。  

二、特殊载体材料部门立卷和归档流程

(一)形成与积累  

1.学校特殊载体材料形成部门,均为立卷单位,分工归口立卷。  

2.特殊载体项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真作好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。  

3.单位专(兼)职档案员对收集上来的特殊载体材料,按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。  

(二)整理组卷  

1.立卷原则  

(1)根据特殊载体文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。  

(2)对单件特殊载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法,对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号,既保持特殊载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的特殊载体材料具有独立的使用性。  

2.立卷分类  

(1)按介质分为纸质文件材料和特殊载体材料;  

(2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料;  

(3)特殊载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘、证书、牌、匾、奖杯、奖状、字画等;  

3.立卷分工  

(1)综合管理材料,由产生特殊载体材料的单位立卷归档;  

(2)制作项目文件材料和特殊载体制品,由制作项目单位或个人立卷归档;  

(3)两个以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档;  

(4)外单位制作的反映本校活动的特殊载体材料,由档案部门负责征集或委托征集。  

4.归档材料的整理  

(1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者,应及时修补、粘结,生霉、发潮的要及时冲淡、风干。  

(2)根据特殊载体材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成保管单位。  

(3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、背景信息、人物和摄影者),其他载体形式要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。  

(4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应,互记参见号。  

(5)声像制品的装具,一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片,可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。  

(三)归档验收  

1.特殊载体档案形成部门应在规定时间向档案馆办理移交手续,打印移交目录一式二份,各执一份备查。  

2.归档的声像载体的文件材料,必须在有关设备上演示或检测,档案部门认为运转正常、图像清晰、声音清楚、内容完整准确,符合声像档案归档质量要求。  

3.综合管理材料归档时间为次年六月底以前,声像载体材料在完成制作后三个月内归档,照片档案及其他特殊载体档案可按各类档案的归档时间归档。  

4.个人制作的声像材料可在制作完成后随时归档。  

三、特殊载体档案归档范围和保管期限

参见前面各大类档案归档范围和保管期限

TZ特殊载体

序号   

类目名称   

保管期限   

1   

上级领导来校视察和国内外知名人士来校活动   

永久   

2   

反映本校重大活动、重大事件、重要人物的新闻报道等有关材料   

永久   

3   

校内名人照片   

永久   

4   

党代会、教代会、职代会、教学工作会议、科研工作会议等重要会议材料   

永久   

5   

历届毕业生名人照片:厅局级领导干部、科技名人、省级以上劳动模范   

永久   

6   

国内外交流活动:派出、邀请、国内外学术交流   

永久   

7   

学校的教学、科研活动形成的重要材料   

永久   

8   

校园建设和职工福利事业:教学、科研基本建设、附属公共设施、福利事业   

永久   

9   

召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料和特殊载体档案材料   

永久   

10   

电子文件、电子文件的元数据、背景信息等   

永久   

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