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中南大学仪器设备类档案归档细则

2015年05月08日 11:06 作者:[]  来源:[]  浏览:[]

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。   

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统。   

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。   

4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备,均须归档。   

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。   

2.归档的重点是仪器设备项目(特别是价值10万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。   

3.本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。   

(三)不归档的文件材料

1.上级普发(非专指高校)、不办的文件;   

2.未定稿的管理性文件材料;   

3.未生效的合同、协议书;   

4.重份文件、校内单位发来的文件;   

5.无查考价值的一般性函件;   

6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。   

二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成与积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。   

2.从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责收集、积累,过程结束后移交档案部门。   

3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。   

4.重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。   

5.建立设备档案分室的单位,其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作,并按要求向学校档案部门移交案卷目录。   

6.学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。   

7.学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。   

8.设备文件材料,必须用钢笔、中性笔写书,严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。   

9.设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。   

(二)整理组卷

1.坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。   

2.根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。   

3.将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告,批复文件,论证文件,投资文件,订购合同,验收报告,索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。   

4.设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。   

5.卷内的文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列。   

6.拆除卷内文件中的金属物,用线装订,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状。   

7.设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。   

8.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,对不装订卷在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。   

9.认真打印卷内目录和备考表。每个案卷组成以后,都应填写备考表,写明本案卷图纸和文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明。   

10.拟定案卷封面各栏目,案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内。   

11.确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为定期保管,设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的,原则上随设备而存在,保管期限定为与设备共存。   

12.设备档案的密级,除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。   

(三)归档验收

1.设备管理部门的专(兼)职档案员,打印移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷单位负责人审查,再向档案部门归档,归档时双方签字,各持一份备查。   

2.设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月,引进设备为索赔期满后二个月。   

三、仪器设备类档案归档范围和保管期限

SB11综合

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作针对本校的重要文件    

永久    

2    

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作针对本校的一般文件    

30年    

3    

本校仪器、设备管理相关的规章制度、工作计划、报告、总结、调查材料    

30年    

4    

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案    

30年    

5    

本校仪器、设备移交清册及仪器设备报废、    

调拨报告和批复    

30年    

6    

贵重仪器设备的处置、调拨、转让、报废等报告和批复    

永久    

7    

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料    

永久    

8    

本部门召开重要会议、举办重要活动等形成的主要文件材料和特殊载体档案材料    

永久    

SB仪器设备项目:国外购进(12)、国产(13

序号    

类目名称    

保管期限    

1    

上级或主管领导批复和准购批示、申购报告、计划、论证报告  

(论证会文件、记录等)    

30年    

2    

招标、采购管理的规章制度、管理办法    

30年    

3    

贵重仪器设备招标文件(原件)及相关纪要、会谈记录等    

30年    

4    

进口仪器设备的购置合同、验收报告书、商检证明等有关的技术商务文件    

30年    

5    

单价人民币10万元以上(含10万元)的仪器设备填写的《中南大学大型精  

密贵重仪器设备安装验收报告》及有关立项论证材料、申购表、设备合同、  

技术服务协议等    

30年    

6    

单价人民币10万元以下的仪器设备填写的安装验收报告书及有关立项论证  

材料、申购表、设备合同、技术服务协议等    

10年    

7    

大型重要仪器设备开箱、安装、调试记录和双方签字移交文件    

30年    

8    

索赔来往函件及结果文件    

30年    

9    

大型重要仪器设备说明书及全套随机文件材料    

与设备共存    

10    

大型重要仪器设备使用、检修、故障事故记录    

与设备共存    

11    

大型重要仪器设备重大事故的调查分析及处理意见    

与设备共存    

12    

大型重要仪器设备在技术改造和开发过程中形成的文件材料    

与设备共存    

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