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关于做好2017年本科生成绩立卷归档工作的通知

2017年09月26日 08:37 作者:[白蔓果 刘华英]  来源:[中南大学档案馆]  浏览:[]

各二级学院:

根据中大档字【2011】3号文件《中南大学文件材料立卷归档工作规范》,为切实做好2017年毕业本科生成绩立卷归档工作,现将有关事项通知如下:

一、立卷归档范围

各学院凡办理了入学手续并有课程成绩的学生,无论2017年是否正常毕业,其成绩必须归档。

二、立卷归档方式

使用校园卡账号和密码进入“中南大学数字档案馆业务管理平台”进行立卷归档,具体立卷归档方式和操作流程详见附件“本科生成绩立卷归档操作规范与流程”。

三、立卷归档要求

1.归档内容与排序

①卷内目录(档案管理系统打印,需2份);

②学生名单(教务管理系统打印,需粘贴学生个人照片且一一对应);

③学生成绩(教务管理系统打印,须有制表人、审核人、二级学院印章);

④卷内备考表(档案管理系统打印,须有二级学院印章和主管档案工作领导签字,需1份)

2.组卷:纸质成绩单组卷时按同一专业、同一班级学生成绩集中组卷的原则;如遇一个专业、班级学生人数很少,可与其他专业、班级组为一卷;档案员可依据实情自行把握每卷页数,但原则上每卷不得超过120页。

3.页码编注:每个案卷从第一位学生成绩单开始用铅笔在右下方标注页码,所标页码及学生姓名等信息必须与管理系统卷内目录的信息一一对应。如学生有国外或国内交流学习的经历,其成绩单将会有多页,在标注页码时,其校外成绩单需以校内成绩单页码数加后缀表示,如张三有3页成绩单,页码标注为张三18、18-1、18-2。并在卷内备考表上注明交流学生的名字及所在页数。

4.非正常毕业的学生,需在卷内条目信息中标注异动原因;

5.拆除归档成绩的所有金属钉,并对破损的材料进行修补完善;

6.按归档排序整理后,每个案卷用夹子固定好,无需装订。

7.移交档案馆:档案管理系统打印“案卷移交目录” 一式二份,在相应位置盖章、签字,随同档案材料一并送至档案馆,经验收合格后,办理移交手续。移交目录一份交档案馆,一份返回各学院。

四、立卷归档时间

请于2017年10月31日之前完成归档。

五、立卷归档业务培训

培训时间:2017年9月28日(周四)上午9:00—10:00

培训地点:档案馆会议室

各二级学院2017年新任本科生成绩归档工作的老师必须参加业务培训;其他老师可依据自身需要选择是否参加业务培训。

六、联系方式

1.立卷归档联系电话: 88879988 联系人:白蔓果

88879712联系人:程 丹

2.技术支持电话:88876763;联系人:郑川

3.中南档案QQ群: 112595852

七、附件:

http://dag.csu.edu.cn/info/1039/1511.htm本科生成绩立卷归档操作规范与流程。

中南大学档案馆

2017年9月25日

下一条:关于修订文件材料归档范围与保管期限的通知

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