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融入中心 担当奉献——在省直单位档案工作第二十协作组2018年工作会议的讲话

2018年11月06日 08:33 作者:[--]  来源:[中南大学档案技术研究所]  浏览:[]

融入中心 担当奉献

——在省直单位档案工作第二十协作组2018年工作会议的讲话

蔡振武  湖南省档案局副局长

 

今天很高兴来参加这个会议,这也是我第一次参加省直单位协作组会议。特别是在党政机关机构改革的重要时刻召开这个会议,对于下一步推动档案工作的发展意义重大。

一、会议主题突出,效果很好

从会议的组织的来看,第二十协作组组长、中南大学档案馆乔硕功馆长非常重视这个会议。承办本次会议的单位湖南中医药大学精心准备、认真筹划,湖南中医药大学纪委书记张玉芬教授也莅临会议指导并致辞,充分体现了高校领导对档案工作的重视与关心。从各高校汇报的工作看,常规工作有序推进,自选工作亮点纷呈,来年工作立意高远,充分展示了高校档案人的风采。

通过这次难得的交流学习,我们也获益良多。首先,学习到了档案人员精益求精的工匠精神,档案工作需要大家继承和发扬工匠精神,具备工匠的本领技艺;其次,学习到了档案人开拓创新的进取精神。无论是档案的管理工作还是信息化建设工作,都需要结合新时代的特点开拓进取,如果没有这种开拓精神,档案工作就会落入俗套。第三,学习到了主动融入中心工作的担当精神。档案工作虽不是中心工作,但能够为中心工作服务,档案人要主动融入中心。刚才大家报告的工作,都生动地再现了大家服务中心,主动作为所取得的骄人业绩,充分彰显了档案人的担当作为精神。

二、协作组主动担当,大有作为

作为档案行政主管部门,省档案局感谢协作组长期以来对我们工作的配合和支持。仅靠省局100多人要把全省档案工作抓好做实是很难的,关键还要靠组长单位和协作组成员单位抓落实。特别是在贯彻落实国家有关档案法律法规标准时,要依靠各成员单位的鼎力支持。

(一)进一步开阔思路。今天会议给了我一些启示,协作组开展工作的思路比较宽广,各单位在工作上的举措和点子,既接地气又有创新,你们的触觉不局限在第二十组,影响面更广。通过进一步开阔眼界和拓宽思路,协作组将大有作为。

(二)进一步丰富活动形式。十八大以来,随着国家治理体系和治理能力现代化建设的推进,特别是党政机关机构改革的全面铺开,档案管理要政事分开,学会、协作组等社会组织应该主动承担一些职能。可以以会代训,结合高校贯彻落实8号令、13号令等组织培训;可以通过学术交流,现场观摩形式开展活动,档案人既要破万卷书,也要行万里路。一方面档案人员要默默无闻扎扎实实的工作;一方面也要走出去,增长自己的见识,积极到外面去,呼吸新鲜空气,吸收新的知识,增长新的才干。

我是全国档案学会整理与鉴定委员会的副主任委员,全国档案学会每一年都会组织一到两次年会,形式多样,有时候是学术交流、讨论研究;有时候是结合工作,以会代训。比如,今年中国档案学会组织的年会在合肥召开,整理鉴定委员会结合国家档案局组织的国家重点档案基础目录中心项目建设,开展以《民国档案数字化前整理》为主要内容的培训,反响很好。因为做好民国档案整理,是一件需要非常强的专业、深厚古文功底、熟悉民国公文体例作支撑的。

协作组在过去的工作中做出了许多成绩和贡献,希望大家一如既往,群策群力,更创辉煌。

三、档案基础工作仍然薄弱,需要强基固本

近三年来,省档案局对省直和中央驻湘单位档案工作进行了检查,大部分单位档案工作运行良好,但也有很多问题不容乐观,我参加了20多个单位检查,下面我将在检查过程中发现的少数单位存在的一些突出的和带普遍性的问题报告一下:

(一)缺乏组织保障。(1)没有成立领导小组。一定要有单位领导牵头,吸纳相关重要部门参与,整合力量做档案工作;(2)没有制定规划。档案工作有自身的规律,档案方面的法规250多个、技术标准100多项,足以说明档案工作专业性很强,一定要制定中长期规划;(3)成立了机构形同虚设,没开展活动。有的档案工作领导小组,一年都没有活动记录。工作中遇到困难,领导小组出面比档案部门奔波效果会好得多;(4)缺乏考核机制。只有向上级申请将档案工作纳入绩效考核,才能增强积极性、主动性;(5)党政很少专题研究档案工作;(6)档案意识不够强,没有结合6·9档案日、档案法颁布纪念日开展活动,进行宣传;(7)没有实现档案的集中统一的管理,一盘散沙。

(二)没有科学编制规范。要科学编制归档范围和保管期限表,这是开展档案工作的基本依据;更要不断完善,有的单位的归档范围和保管期限表还是上世纪90年代制定的,早就过时了,立卷部门不知道如何收集档案,如何定保管期限,导致许多档案流失;还有的单位没有依据国家法规编制档案馆工作规范。

(三)归档不齐全。(1)重红头文件,轻过程性文件;(2)应归未归,有的单位党委常委会议记录和行政会议记录都在秘书那里,没有存档。有的部门年初的工作规划,后续实施过程、结果没有资料归档;(3)基建档案未归档。有单位的基建档案未归档,要改建时找不到资料,只能去城建档案馆复制,还有的单位基建档案未整理;(4)内设机构和单位重要活动的文件未归档;(5)个别高校出现学籍档案缺失问题。

(四)整理不规范。档案整理是最基础工作之一,在执法检查中也发现一些档案整理不规范的问题:(1)著录和标引项目不全;(2)标题的拟写不能反映文件的中心内容,导致文件查询时输入关键词找不到;(3)归类不科学,档案要反映事物的发展的过程必须要有科学的归类;(4)照片档案收集不全,或者没有整理。照片档案如果没有整理著录,若干年后,物是人非,将不能很好发挥作用。还有的照片档案保管条件不够好,有的照片发黄发脆,严重影响档案寿命。

(五)档案安全有隐患。(1)基础的档案安全工作没有落实;(2)设备不到位,或者设备未投入使用,湖南潮湿的天气多,控制库房湿度很重要;(3)存放无序,库房堆放杂物。档案库房要搞好,给档案找个好场所,特别是重点档案,一定要有好的保管场所;(4)库房的管理人员要相互监督,库房出入要有登记台账;(5)信息安全问题:一是以包代管,档案信息化项目外包给档案中介服务机构后,业主方忽视现场的管理;二是高校数字化请了许多在校学生扫描,未注意信息安全和质量问题。

(六)信息化建设滞后。(1)档案部门没有积极争取。通常是校园网建设风生水起,档案的信息化没有列入单位的整体规划中;(2)没有开发专业的档案系统;(3)系统未及时更新升级;(4)档案信息化设施设备老化、落后。

(七)人才队伍建设落后。(1)进口不畅,基层招不到优秀的档案人才;出口不顺,人才在岗位上没有上升空间,行政职位有限,高级职称编制又缺乏,无法用适当的待遇留住人才。(2)没有实现人才的升级,进来的时候本科硕士,多年以后没有经过锤炼、培养,浪费了人才。(3)兼职队伍兼而不管,重点心思在其本职工作。(4)兼职队伍兼而不专,没有认真学习档案专业知识,缺乏技能。(5)队伍严重匮乏,单位那么多档案,案卷成千上万的增长,但档案馆就那么一两个人,确实人手不够。

四、档案人使命光荣,责任重大

结合我近几年参加检查发现的一些问题,对于做好今后做档案工作,我给档案人员提五点建议:一是要争取领导的支持。我们要大胆工作,经常汇报,领导了解情况多了,自然会重视,进入领导视线便容易有所作为,不然,一年到头都很难发声。二是要实行科学管理。要把基础工作做扎实。三是要确保安全。档案安全责任重于泰山。2018年9月2日,巴西博物馆90%的文物毁于一炬,它毁掉的是生命,毁掉的是历史和文化。国家档案局对档案安全一向非常重视,就这一事件专门发文,提出了明确严格的要求,各单位要认真贯彻落实。第一,高度重视。协作组及成员单位的领导对此事引起高度重视,一旦出现安全事故,要追究第一责任人的责任。第二,落实档案安全责任制。第三,落实安全措施。第四,要加强监督检查。第五,要分析当前档案安全形势,警钟长鸣。省档案局节假日都坚持对档案安全进行地毯式检查,节假日期间领导、处室干部、物业公司都要值班。四是要利用档案信息开发编研成果。比如将学校发展的脉络用档案图文并茂展示出来,加强对档案成果的宣传。五是要加强学习。珍惜外出学习培训的机会,提高自身综合素质和履职能力。

 

(湖南省省直单位档案工作第二十协作组2018年工作会议,于2018年10月31日在湖南中医药大学召开。讲话稿由中南大学2017级硕士研究生、湖南核工业地质局档案馆馆员胡慧记录整理。)

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